Aneta Lech – doradca podatkowy, specjalista w zakresie podatku od towarów i usług oraz postępowania podatkowego. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w Urzędzie Skarbowym jako Kierownik Działu Podatków Pośrednich oraz w Izbie Skarbowej. Obecnie jest właścicielem kancelarii doradztwa podatkowego. Autor licznych artykułów ukazujących się na łamach prasy branżowej oraz autor i współautor wielu publikacji poświęconych ustawie VAT, m.in. „VAT – ewidencjonowanie i dokumentowanie w świetle nowych przepisów”.

I. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wprowadzenie i przygotowanie organizacyjno-wdrożeniowe dla branży hotelarskiej i gastronomicznej

1. Kiedy i dla kogo obowiązkowy jest KSeF? Czy warto wdrożyć go wcześniej?
a) planowane terminy, wyjątki, korzyści z wcześniejszego wdrożenia,
b) co w praktyce oznacza termin luty 2026?
2. Faktura ustrukturyzowana – czym jest i jak działa w KSeF:
a) w porównaniu z dotychczasowymi fakturami papierowymi/PDF.
3. Dwa procesy w KSeF i ich wpływ na decyzję wdrożeniową oraz obieg dokumentów:
a) wystawianie faktur,
b) odbieranie faktur.
4. KSeF a sprzedaż konsumencka (B2C):
a) czy trzeba wystawiać faktury w KSeF przy sprzedaży dla osób fizycznych?
b) kiedy hotel ma obowiązek wystawić fakturę dla klienta indywidualnego i czy musi być to faktura ustrukturyzowana?
c) okresy przejściowe dla faktur wystawianych za pośrednictwem kas fiskalnych i paragonów fiskalnych,
d) faktura wystawiana za pośrednictwem kasy fiskalnej a faktura wystawiona na podstawie kasy fiskalnej – jak ta różnica będzie wpływała na zakres obowiązków KSeF,
e) relacja między paragonem z NIP a fakturą w KSeF.
5. Specyficzny sposób wystawiania faktur z użyciem Podmiotu trzeciego i identyfikatora wewnętrznego:
a) faktury wystawiane na rzecz podmiotów złożonych (JST, grupy VAT, NGO o zasiegu ogólnopolskim) na czym polega specyfika danych takich nabywców,
b) co to jest Podmiot trzeci i w jakich innych sytuacjach należy go użyć podczas wystawiania faktur,
c) rola „Pracownik” w podmiocie trzecim – specyficzna i dość częsta sytuacja w przypadku zakupu usług hotelowych.
6. Zaliczki, rezerwacje, vouchery – jak je dokumentować w KSeF:
a) faktura zaliczkowa w KSeF: terminy, dane obowiązkowe, zwroty,
b) zasady wystawiania i rozliczania faktur końcowych/rozliczeniowych.
7. Faktury korygujące w KSeF:
a) anulacje rezerwacji, zmiany terminu, rabaty – jak korygować poprawnie.
8. Faktury w walucie obcej – specyfika obiektów obsługujących gości zagranicznych:
a) kursy walut, moment wystawienia, przeliczenia.
9. Platformy rezerwacyjne, pośrednicy, OTA (np. Booking, Airbnb) – czy KSeF coś zmienia w dokumentacji z tymi podmiotami?

II. Procesy techniczne i organizacyjne związane z wdrożeniem KSeF

1. Dostęp do KSeF i nadawanie uprawnień w organizacji hotelowej
a) rola właściciela, dyrekcji, recepcji, księgowości, biura rachunkowego,
b) ZAW-FA i zarządzanie uprawnieniami.
2. Sposoby uwierzytelnienia i wystawiania faktur w KSeF:
a) czy potrzebna integracja z FK/ERP? czy można używać darmowych narzedzi czy lepiej wybrać rozwiązania komercyjne?
3. Obieg faktur ustrukturyzowanych – wewnętrzne procedury i obowiązki:
a) jak zorganizować odbiór i kontrolę faktur kosztowych w KSeF,
b) kto ma dostęp do faktur i jak je archiwizować?

III. Kasa fiskalna i KSeF – jak pogodzić dwa systemy?

1. Czy kasa fiskalna i KSeF muszą działać równolegle?
a) kiedy wystawiać tylko paragon, a kiedy fakturę w KSeF?
b) jak wygląda paragon z NIP a faktura w KSeF?
2. Tryb offline i awaryjny w kontekście hoteli:
a) co w przypadku awarii systemu w weekend lub w nocy?
b) procedury awaryjne i obowiązek przesłania faktury do KSeF.

IV. Płatności, rozliczenia i oznaczenia faktur

1. Numer KSeF i jego rola w płatnościach:
a) jak oznaczać przelewy, czy numer KSeF ma być podawany klientowi?
2. Split payment w hotelarstwie – czy i jak stosować?
a) przypadki faktur z MPP (np. usługi remontowo-budowlane).
3. Nr ID faktury a JPK_VAT i JPK_CIT.

V. Odpowiedzialność, sankcje i zmiany w dokumentacji wewnętrznej

1. Sankcje za błędy w KSeF – od kiedy i kogo dotyczą?
a) wystawienie faktury poza KSeF, błędy w trybie offline.
2. Zmiany w regulaminie, procedurach, umowach i komunikacji z klientem:
a) czy trzeba informować klientów o wystawianiu faktur w KSeF?
b) jak zabezpieczyć dostęp do faktur zakupowych (usługi zewnętrzne).
c) jak zorganizować obieg dokumentów w jednostce, z uwzględnieniem KSeF?

VI. Czas na pytania i indywidualne przypadki uczestników