Profesjonalny Office Manager – praktyczne metody zarządzania biurem

Cena: 1790 zł + 23% VAT

Kategoria: ,

Czas trwania: 2 dni
Cena: 1790 zł + 23% VAT
Szczegółowy plan

Zarządzanie biurem to praca w wielu obszarach – administracja, HR, kadry, finanse, zarządzanie biurem, zakupy oraz wymaga wielu kompetencji zawodowych, interpersonalnych i osobistych. Rola Office Managera zmieniała się na przestrzeni ostatnich lat, aktualnie Office Manager jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie i kontrolowanie procesów administracyjnych, odpowiada również za wizerunek firmy czy też zakupy. Ponadto, coraz częściej Office Manager zarządza zespołem ludzi w działach administracyjnych.
W dobie rewolucji technologicznej Office Manager może odegrać kluczową rolę w transformacji całego Back Office’u organizacji na bardziej efektywny, elastyczny, oparty o nowe technologie takie jak elektroniczny obieg dokumentów, optyczne rozpoznanie znaków czy też programowalne roboty wykonujące najprostsze czynności za człowieka. Niezbędne kompetencje, którymi powinien dysponować nowoczesny Office Manager to zarządzanie projektami, zarządzanie zmianą, efektywna komunikacja, mapowanie procesów oraz oczywiście świadomość możliwości jakie dają nam obecnie nowe technologie. Nie bez znaczenia jest również znajomość najnowszych przepisów prawnych dotyczących np. elektronicznego archiwizowania faktur.
Prezentujemy program, który w sposób praktyczny przedstawia różne obszary, w których z powodzeniem Office Manager może wprowadzić nowe technologie, tym samym zostać liderem zmiany w organizacji, tak potrzebnej niemal w każdej branży. 

Adresaci szkolenia

Office menedżerowie, kierownicy biur, kierownicy i specjaliści ds. administracji, kierowników działu sekretariatu, osoby odpowiedzialne za koordynację pracy biura.

Cel szkolenia

Zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie skutecznego zarządzania biurem, a w szczególności poznanie najnowszych metod, narzędzi oraz dostępnych rozwiązań, optymalizujących pracę biura i jego koszty.

Metodyka szkolenia

Wykład oparty głównie na praktycznych aspektach: praca z dokumentami, analiza procedur, przypadków, przedstawianie propozycji możliwych rozwiązań, ćwiczenia, miniwykład, dyskusje.

Program szkolenia

1. Profesjonalny Office Manager – czyli jaki?
• standardowy zakres obowiązków – czy taki w ogóle jest?
• z jakimi działami oraz w jakim zakresie głównie współpracuje Kierownik Biura?
• jakie najczęściej cele stawiane są Office Managerowi przez Kierownictwo firmy?
• możliwe drogi dalszego rozwoju i awansu w hierarchii organizacji.

2. Efektywność i wykorzystanie nowych technologii w pracy Office Manager’a:
• inwentaryzacja, porządkowanie, katalogowanie, dokumentów,
• cyfryzacja obiegów dokumentów (faktury, umowy, itp.),
• wykorzystanie metody 5S w pracy administracji i jej wartość dodana,
• nowoczesne technologie – sztuczna inteligencja, platforma M365 oraz automatyzacja procesów.

3. Dokumentacja firmowa:
• rodzaje dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej,
• obieg dokumentów oraz przepływ informacji w nich zawartych,
• odpowiedzialność prawna,
• ochrona danych osobowych.

4. Dokumentacja kontraktowa w przedsiębiorstwie?
• kto powinien mieć dostęp do umów firmowych i w jakim zakresie?
• czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
• wzorce umowne – kiedy i czy warto je stosować?
• jak czytać umowy?
• kiedy należy podpisać umowę, a kiedy wystarczy formularz bądź zamówienie?
• jakie najważniejsze informacje powinna zawierać umowa?
• terminy płatności – 7, 14 a może 30-dniowy termin płatności?
• przechowywanie umów firmowych.

5. Procedury i regulaminy w dziale administracji:
• rodzaje procedur i regulaminów,
• jak przygotowywać procedury?
• w jaki sposób komunikować zmiany?
• praktyczne przykłady.

6. Dostawcy zewnętrzni w administracji biurowej:
• rodzaje dostawców,
• optymalizacja kosztów – jak to zrobić skutecznie?
• centralizacja zakupów – kiedy i czy warto zastosować?
• umowy z dostawcami,
• budowanie pozytywnych relacji z dostawcami i podwykonawcami – dlaczego jest to tak ważne?

7. Planowanie budżetu administracyjnego:
• jak zaplanować budżet?
• z jakich elementów powinien się składać budżet?
• jak kontrolować bieżące wydatki?

8. Podstawy ”procurement” w organizacji:
• wyjaśnienie pojęcia „procurement”,
• zapytanie ofertowe – jak je przygotować i jakie informacje powinno zawierać?
• kryteria wyboru ofert,
• rekomendacja wyboru oferty,
• negocjacje warunków handlowych,
• praktyczne przykłady procesu zakupowego.

9. Zmiana siedziby firmy – praktyczne aspekty projektu:
• jak przygotować się do projektu?
• etapy projektu,
• jak stworzyć i co powinien zawierać harmonogram projektu?
• czy jeden harmonogram projektu jest wystarczający?
• kto z firmy powinien być zaangażowany w projekt i w jakim zakresie?
• rola firm doradczych przy projekcie,
• jak przygotować budżet projektu „Nowe Biuro”?
• wybór nowej lokalizacji – jakie przyjąć założenia?
• analiza ofert developerów,
• negocjacje umów najmu powierzchni biurowej?
• tworzenie space planów i współpraca z architektem?
• jak przygotować firmę i pracowników do przeprowadzki?

10. Zarządzanie powierzchnią biurową oraz współpraca z administratorem budynku:
• podstawa i zakres współpracy z administratorem nieruchomości,
• wyjaśnienie pojęć: Property Manager i Facility Manager,
• regulamin nieruchomości – jakie informacje zawiera?
• elementy składające się na budżet wynajmowanej powierzchni biurowej.

11. Organizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych i szkoleń:
• różne rodzaje wydarzeń – jak się przygotować do organizacji spotkań firmowych i biznesowych?
• współpraca z firmami eventowymi – czy warto korzystać z ich usług?
• jak przygotować brief eventowy?
• współpraca z hotelami, negocjacje warunków – najważniejsze kwestie we współpracy z hotelami w zakresie noclegów, usług konferencyjnych i gastronomicznych,
• logistyka przy organizacji spotkań firmowych,
• zaproszenia,
• czy wystarczy stworzyć jedną agendę na jedno spotkanie?
• rola Office Managera przy organizacji i przy samym wydarzeniu.

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie ADN Akademii w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione

 

Informacje organizacyjne

Cena: 1790 zł + 23% VAT

Cena obejmuje:

• dostęp do platformy szkoleniowej na okres 6 miesięcy
• uczestnictwo w zajęciach
• materiały szkoleniowe
• przerwy kawowe
• lunch
• certyfikat

Miejsce i godziny zajęć

Miejsce zajęć: centrum w/w miasta

Godziny zajęć: 10:00-16:30

Masz pytania? Chętnie odpowiemy.

Agata Boniakowska
22 208 28 36
agata.boniakowska@adnakademia.pl

Dostępne terminy
22-04-202423-04-2024Poznań
25-04-202426-04-2024Warszawa
13-05-202414-05-2024Wrocław
20-05-202421-05-2024Gdańsk
23-05-202424-05-2024Warszawa
27-05-202428-05-2024Poznań
17-06-202418-06-2024Wrocław
24-06-202425-06-2024Warszawa
27-06-202428-06-2024Kraków

Zaufali nam: