Kategoria: Online Asystentka/Sekretarka, Szkolenia online biznesowe

Zarządzanie biurem to praca w wielu obszarach – administracja, HR, kadry, finanse, zarządzanie biurem, zakupy oraz wymaga wielu kompetencji zawodowych, interpersonalnych i osobistych. Rola Office Managera zmieniała się na przestrzeni ostatnich lat, aktualnie Office Manager jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie i kontrolowanie procesów administracyjnych, odpowiada również za wizerunek firmy czy też zakupy. Ponadto, coraz częściej Office Manager zarządza zespołem ludzi w działach administracyjnych.
W dobie rewolucji technologicznej Office Manager może odegrać kluczową rolę w transformacji całego Back Office’u organizacji na bardziej efektywny, elastyczny, oparty o nowe technologie takie jak elektroniczny obieg dokumentów, optyczne rozpoznanie znaków czy też programowalne roboty wykonujące najprostsze czynności za człowieka. Niezbędne kompetencje, którymi powinien dysponować nowoczesny Office Manager to zarządzanie projektami, zarządzanie zmianą, efektywna komunikacja, mapowanie procesów oraz oczywiście świadomość możliwości jakie dają nam obecnie nowe technologie. Nie bez znaczenia jest również znajomość najnowszych przepisów prawnych dotyczących np. elektronicznego archiwizowania faktur.
Prezentujemy program, który w sposób praktyczny przedstawia różne obszary, w których z powodzeniem Office Manager może wprowadzić nowe technologie, tym samym zostać liderem zmiany w organizacji, tak potrzebnej niemal w każdej branży. 

Office menedżerowie, kierownicy biur, kierownicy i specjaliści ds. administracji, kierowników działu sekretariatu, osoby odpowiedzialne za koordynację pracy biura.

Zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie skutecznego zarządzania biurem oraz organizacji pracy biura w przypadku konieczności pracy zdalnej poprzez wykorzystanie dostępnych (często darmowych) narzędzi. Kompetencje Office Managera w zakresie wdrażania automatyzacji procesów zakupowych, elektronicznego obiegu dokumentów, optycznego rozpoznawania znaków oraz, co równie istotne zarządzania projektami oraz pozytywne komunikowanie o przeprowadzonych zmianach to kluczowe. 

Szkolenie oparte głównie na praktycznych aspektach: praca z dokumentami on-line, analiza studiów przypadku, przedstawianie propozycji możliwych rozwiązań, ćwiczenia, mini wykład, dyskusje, dostęp do narzędzi online. Szkolenie prowadzone w przystępny sposób w formie webinaru. To jedna z najpopularniejszych metod szkoleniowych on-line. Po pierwszym dniu uczestnik dostaje „zadanie domowe” które jest podstawą do drugiego dnia szkolenia. Taka forma pozwala zmaksymalizować efekty.

1. Profesjonalny Office Manager:
• Standardowy zakres obowiązków – czy taki w ogóle jest?
• Z jakimi działami i w jakim zakresie głównie współpracuje Kierownik Biura
• Jakie najczęściej cele stawiane są Office Managerowi przez Kierownictwo firmy?
• Możliwe drogi dalszego rozwoju i awansu w hierarchii organizacji

2. Efektywność w pracy Office Managera:
• Inwentaryzacja, porządkowanie i katalogowanie dokumentów (również on-line)
• Metoda SMART – dobrze postawione cele kluczem do sukcesu
• Zarządzanie swoim czasem i zadaniami
• Wykorzystanie metody 5S w pracy administracji i jej wartość dodana
• Nowoczesna technologia – jakie narzędzia mogą wspierać pracę działu administracji

3. Dokumentacja kontraktowa w przedsiębiorstwie:
• Kto powinien mieć dostęp do umów w firmie i w jakim zakresie?
• Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa
• Wzorce umowne – kiedy i czy warto je stosować?
• Jak czytać umowy?
• Kiedy należy podpisać umowę, a kiedy wystarczy formularz bądź zamówienie?
• Jakie najważniejsze informacje powinna zawierać umowa
• Terminy płatności – 7, 14, a może 30 dniowy termin płatności?
• Przechowywanie umów firmowych

4. Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów:
• Elektroniczny obieg dokumentów – faktury, umowy, pisma w wersji elektronicznej
• Optyczne rozpoznawanie znaków? Czy system potrafi odczytać każdą fakturę?
• E- teczki
• Dostępne oprogramowanie – studium przypadku
• Podpisy elektroniczne

5. Procedury i regulaminy w dziale administracji?
• Rodzaje procedur i regulaminów
• Jak przygotować procedurę, aby wszyscy jej przestrzegali?
• W jaki sposób komunikować zmiany
• Dobre praktyki przy pisaniu procedur

6. Dostawcy zewnętrzni w administracji biurowej:
• Rodzaje dostawców,
• Optymalizacja kosztów – jak to zrobić skutecznie?
• Centralizacja zakupów – kiedy i czy warto zastosować?
• Umowy z dostawcami,
• Budowanie pozytywnych relacji z dostawcami i podwykonawcami – dlaczego jest to tak ważne?
• Planowanie budżetu administracyjnego

7. Zdalne kierowanie biurem – czyli praca zdalna dla Office Managera:
• Praca zdalna – Jak się przygotować?
• Efektywne spotkania on-line
• Efektywna komunikacja zdalna
• Przydatne narzędzia

8. Podstawy zarządzania projektami na przykładzie projektu przygotowania organizacji do pracy zdalnej:
• Co to jest projekt?
• Podział struktury pracy (WBS)?
• Ustalenie harmonogramu projektu
• Definiowanie ryzyk – burza mózgów
• Strategie minimalizowania zagrożeń
• Lessons learned

9. Organizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych i szkoleń:
• różne rodzaje wydarzeń – jak się przygotować do organizacji spotkań firmowych i biznesowych?
• współpraca z firmami eventowymi – czy warto korzystać z ich usług?
• jak przygotować brief eventowy?
• współpraca z hotelami, negocjacje warunków – najważniejsze kwestie we współpracy z hotelami w zakresie noclegów, usług konferencyjnych i gastronomicznych,
• logistyka przy organizacji spotkań firmowych,
• zaproszenia,
• czy wystarczy stworzyć jedną agendę na jedno spotkanie?
• rola Office Managera przy organizacji i przy samym wydarzeniu.

Informacje organizacyjne

Cena: 1490 zł + 23% VAT 

Cena obejmuje:

• dostęp do platformy w czasie realizacji szkolenia
• autorskie materiały szkoleniowe
• certyfikat
• dostęp do platformy szkoleniowej na okres 6 miesięcy

Każda zgłoszona osoba musi dysponować komputerem lub innym urządzeniem mobilnym z wbudowanym głośnikiem (opcjonalnie kamerą i mikrofonem) oraz dostępem do Internetu.

Wyżej wymieniony sprzęt nie obliguje Państwa do udostępniania swojego wizerunku, jest potrzebny, aby móc aktywnie uczestniczyć w szkoleniu.

Harmonogram szkolenia

Godziny zajęć: 10:00 – 15:30

9:30 rozpoczęcie logowania przez Uczestników
10:00 – 15:30 szkolenie
w trakcie szkolenia przewidziane są przerwy, które będą ustalane wedle potrzeb w toku zajęć z trenerem

Masz pytania? Chętnie odpowiemy.

Agata Boniakowska
22 208 28 36
agata.boniakowska@adnakademia.pl

Anna Niedziółka
22 208 28 26
anna.niedziolka@adnakademia.pl