CZEŚĆ I. Wdrożenie KSeF 2.0 niezależnie od stosowanych programów do fakturowania – pierwsze czynności do wykonania:

1. Rozpoczęcie stosowania KSeF w odniesieniu do faktur zakupowych i sprzedażowych (uwaga: początek na odbieranie faktur przez wszystkich: 1 lutego 2026).

2. Ustalenie zasad współpracy z kontrahentami, w tym mniejszymi kontrahentami (tzw. wykluczeni cyfrowo). Analiza umów. Ustalenie dodatkowych danych na fakturach usprawniających księgowania.

3. Wyznaczanie osób uprawnionych i określanie zakresu obowiązków.

4. Zarządy, główni księgowi, dyrektorzy finansowi, kierownicy działów i inni pracownicy: posługiwanie się pieczęciami elektronicznymi, tokenami oraz certyfikatami KSeF.

5. Pracownicy i biura rachunkowe: pobieranie certyfikatów wystawcy od listopada 2025 r.

6. Pracownicy: szkolenie w zakresie dokumentowania kosztów delegacji i podobnych.

7. Zarządy, główni księgowi, dyrektorzy finansowi, kierownicy działów i inni pracownicy: posługiwanie się pieczęciami elektronicznymi, tokenami oraz certyfikatami KSeF.

8. Zgłoszenie zamiaru stosowania załączników – od stycznia 2026 r.

9. Platformy korzystania z KSeF: Aplikacja Podatnika, Aplikacja Mobilna, systemy własne.

CZĘŚĆ II. Tryby fakturowania w KSeF oraz wyjątki, gdy nie używa się KSeF:

1. Tryb online. Zasady działania i terminy wysyłki. Oznaczanie kodami QR.

2. Tryby offline24. Zasady działania i terminy wysyłki. Oznaczanie kodami QR.

3. Niedostępność KSeF (prace serwisowe). Zasady działania i terminy wysyłki. Oznaczanie kodami QR.

4. Awaria KSeF. Zasady działania i terminy wysyłki. Oznaczanie kodami QR.

5. Awaria całkowita (w środkach społecznego przekazu). Fakturowanie poza KSeF.

6. Wyjątki – fakturowanie poza KSeF:
a) specyficzne przypadki samofakturowania z kontrahentami zagranicznymi,
b) Paragony i kasy fiskalne,
c) specyficzne rodzaje faktur (np. usługi finansowe, bilety, autostrady),
d) procedury specjalne stosowane przez podmioty zagraniczne,
e) konsumenci polscy i zagraniczni.

CZĘŚĆ III. Wybrane przykłady technicznego ujednolicania wzorców faktur przez strukturę logiczną FA (3) – temat jest szerzej omawiany na całodziennym szkoleniu z KSeF:

1. Wzorzec (schema), a jednolity wzór faktury. Różnica między fakturą (XML), a jej obrazem (np. PDF).

2. Przykład sposobu wystawienia faktury korygującej.

3. Przykłady informacji pozaustawowych, np. data wytworzenia.

4. Inne wybrane przykłady.

CZĘŚĆ IV. Podatkowe aspekty KSeF:

1. Wystawianie faktur w KSeF a obowiązek podatkowy:
a) proces wystawiania faktur w KSeF,
b) przygotowanie danych faktury,
c) przesłanie faktury do KSeF,
d) autoryzacja wysyłki do KSeF,
e) weryfikacja prawidłowości faktury przez KSeF (walidacja),
f) informacja zwrotna (UPO lub odrzucenie faktury),
g) powiązanie obowiązku podatkowego z datą faktury ,
h) termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT – czy KSeF coś zmienia?

2. Odliczanie VAT – zmiany wynikające z pakietu KSeF:
a) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
b) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w formie papierowej lub elektronicznej,
c) sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,
d) dostęp do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych w KSeF.

3. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące i duplikaty:
a) faktury korygujące w KSeF,
b) korygowanie faktur ustrukturyzowanych w okresie obowiązkowego KSeF,
c) korygowanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF,
d) korygowanie faktur wystawionych poza KSeF wyłącznie w KSeF
e) korekty faktur poza KSeF,
f) czy można do faktury ustrukturyzowanej wystawić fakturę korygującą w tradycyjnej formie?
g) korekty in minus oraz in plus podatku należnego – jaki moment korekty podatku?
h) korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego – jaki moment korekty podatku?
i) nota korygująca a KSeF – likwidacja przepisów o notach korygujących,
j) zmiany w treści faktury korygującej i duplikatu faktury,
k) przypadki, w których zostaną duplikaty.

4. Podatkowe przywileje wynikające ze stosowania KSeF oraz sankcje za niestosowanie KSeF:
a) brak konieczności zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności treści faktury,
b) 40-dniowy zwrot VAT (od lutego 2026 r. to już standard),
c) brak obowiązku przekazania organom podatkowy faktur sprzedażowych w strukturze JPK_FA (brak wypływu na JPK_WB, JPK_MAG),
d) brak konieczności przechowywania faktur przez podatnika przez 10 lat,
e) ułatwienia w zakresie korekt in minus,
f) sankcje za brak wystawienia oraz za brak przesłania faktury do KSeF.

CZĘŚĆ V. KSeF – zagadnienia różne:

1. Faktury VAT_RR i korekty – od 1 kwietnia 2026 r. Jak przygotować rolników ryczałtowych?

2. Odroczenie terminu podawania nr KSeF w płatnościach (e-faktury, MPP) do 2027 r.

3. Odroczenie terminu kar za nieprzestrzeganie KSeF do 2027 r.

4. Paragony z NIP do 450 zł oraz faktury z drukarek fiskalnych do końca 2026

5. Numery EX na fakturach.

6. KSeF a projekt VIDA. Czy unijny KSeF zaskoczy polskich podatników i czy zastąpi krajowy?