Aneta Lech – Pożarowska – doradca podatkowy, specjalista w zakresie podatku od towarów i usług oraz postępowania podatkowego. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w Urzędzie Skarbowym jako Kierownik Działu Podatków Pośrednich oraz w Izbie Skarbowej. Obecnie jest właścicielem kancelarii doradztwa podatkowego. Autor licznych artykułów ukazujących się na łamach prasy branżowej oraz autor i współautor wielu publikacji poświęconych ustawie VAT, m.in. „VAT – ewidencjonowanie i dokumentowanie w świetle nowych przepisów”.

Celem szkolenia są dwa obszary:
• techniczno-organizacyjny obejmująca m.in. uprawnienia i uwierzytelnienia oraz obieg dokumentów a także warunki handlowe transakcji,
• merytoryczno-podatkowa obejmująca kwestie podatkowe faktur ustrukturyzowanych, m.in. obowiązek podatkowy i prawo odliczenia VAT, kursy walut, faktury zaliczkowe i faktury korygujące.

Każdy dzień szkolenia będzie obejmował część warsztatową – praktyczne aspekty wystawiania faktur oraz nadawania uprawnień w KSeF.

DZIEŃ I
Zasady dokumentowania oraz ewidencjonowania sprzedaży z uwzględnieniem zagadnień faktury ustrukturyzowanej oraz zasad funkcjonowania KSeF.

1. Czym jest KSeF i co zmieni faktura ustrukturyzowana w obiegu dokumentów w jednostce – informacje ogólne:
a) terminy wdrożenia KSeF w zakresie faktur sprzedażowych a pobieranie z KseF faktur zakupowych,
b) podmioty zobowiązane do stosowania KSeF,
c) wyłączenia z KSeF (wyłączenia podmiotowe i związane z poszczególnymi procedurami szczególnymi, dokumenty nie będące fakturami, wyłączenia dla wybranych transakcji, wyłączenia dla samofakturowania),
d) okresy przejściowe i korzystanie fakultatywne z KSeF,
e) faktury pro forma, noty księgowe i inne dokumenty handlowe – jak zarządzać ich obiegiem poza KSeF i zapewnić spójność z fakturami właściwymi?
f) Sankcje i kary – co grozi za niewystawienie faktury w KSeF lub inne uchybienia (po okresie przejściowym)?

2. Tryby przesyłania faktur do KSeF a tryby udostępniania faktur poza KSeF:
a) faktury online i faktury offline – podstawowe różnice,
b) tryb awarii,
c) tryb niedostępności,
d) tryb offline24 – najtrudniejszy ale prawdopodobnie najczęściej spotykany,
e) kody QR na fakturach offline,
f) doręczanie faktur offline,
g) potwierdzenie transakcji,
h) data wystawienia i data odebrania faktury wystawionej w trybach offline,
i) kiedy faktura może stać się fakturą offline24 wbrew oczekiwaniom wystawcy i co z tego wynika?

3. Samofakturowanie:
a) samofakturowanie pomiędzy polskimi podatnikami,
b) samofakturowanie w relacjach z podatnikami zagranicznymi.

4. Faktury VAT RR:
c) faktury VAT RR opcjonalnie w KSeF,
d) warunki do spełnienia przez rolnika ryczałtowego na potrzeby fakturowania za pośrednictwem KSeF,
e) nowa schema dla faktur VAT RR i VAT RR Korekta.

5. Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF i zarzadzanie uprawnieniami w KSeF:
a) uprawnienia pierwotne i uprawnienia wtórne i zarządzania nimi,
b) ZAW-FA,
c) pieczęć elektroniczna,
d) wykorzystanie aplikacji podatnika do nadawania uprawnień.

6. Uwierzytelnianie się w KSeF:
a) podpis kwalifikowany,
b) pieczęć elektroniczna,
c) podpis elektroniczny,
d) podpis elektroniczny dla osób zagranicznych,
e) tokeny,
f) certyfikaty.

7. Identyfikator wewnętrzny i jego rola:
a) pojęcie jednostek wewnętrznych i organizacyjnych na potrzeby KSeF,
b) nadawanie identyfikatorów wewnętrznych i uprawnień administratora oraz zarządzanie uprawnieniami na potrzeby jednostek wewnętrznych,
c) warunki do spełnienia by miało to sens.

8. Praktyczny (warsztatowy) blok z ćwiczeniami dotyczącymi:
a) uwierzytelniania się i nadawania uprawnień w KseF,
b) generowania tokenów,
c) generowania identyfikatorów wewnętrznych.

9. Zakupy krajowe:
a) KSeF 3 prędkości jak wpływa na koszty?
b) czy można księgować i odliczać VAT z faktur, które zostały błędnie wystawione poza KSeF?
c) jak zabezpieczyć ryzyka wynikające np. z późniejszego dosłania faktury do KSeF przez dostawcę.

10. Obieg dokumentów po stronie zakupowej:
a) jakie dokumenty otrzymamy z KSeF a jakich nie, jak łączyć dokumenty otrzymane różną drogą, jeśli dotyczą tej samej transakcji,
b) jakie dokumenty będą i czy będą wydawane w placówkach sprzedaży bezpośredniej w przypadku zakupów tzw. „pracowniczych”,
c) rola „Pracownik” w „Podmiot trzeci” i jej praktyczne wykorzystanie,
d) jak zarządzać i czego żądać od wystawcy faktury,
e) czy można wprowadzać faktury ręcznie, jeśli nie zostały odebrane przez system?
f) scenariusze odbioru faktur przez działy zakupów / księgowości (rola uprawnień i tokenów).

11. Kwestie organizacyjne i ewidencyjne wynikające z KSeF i faktury ustrukturyzowanej:
a) rola numeru KSeF w obiegu dokumentów księgowych – czy i kiedy należy go uwzględniać w ERP, PPK, MPP,
b) integracja z systemami finansowo-księgowymi (ERP) – na co zwracać uwagę przed wdrożeniem (w formie krótkiego przeglądu),
c) faktury wystawiane z błędami – jakie skutki, czy i jak je poprawiać w KSeF?
d) dublowanie dokumentów (np. wydruki + KSeF) – jak tego unikać?

DZIEŃ II
Podatkowe aspekty KSeF.

1. Wystawianie faktur w KSeF a obowiązek podatkowy:
a) informacja zwrotna UPO – co z niej wynika,
b) powiązanie obowiązku podatkowego z datą faktury,
c) kursy walut stosowane w fakturach i zmiany wynikające z pakietu KSEF,
d) termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT – czy KSeF coś zmienia?

2. Co zmieni KSeF w ewidencjonowaniu zakupów i rozliczaniu podatku VAT:
a) termin odbioru faktury ustrukturyzowanej oraz faktury wystawionej w trybie awarii, niedostępności lub trybie offline24,
b) zasady ujmowania faktur w JPK_VAT,
c) terminy odliczenia podatku naliczonego z faktur krajowych,
d) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w formie papierowej lub elektronicznej.

3. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące i duplikaty:
a) faktury korygujące w KSeF,
b) korygowanie faktur ustrukturyzowanych w okresie obowiązkowego KSeF,
c) korygowanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF,
d) korygowanie faktur wystawionych poza KSeF wyłącznie w KSeF,
e) korekty faktur poza KSeF,
f) czy można do faktury ustrukturyzowanej wystawić fakturę korygującą w tradycyjnej formie?
g) korekty in minus oraz in plus podatku należnego – jaki moment korekty podatku?
h) korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego – jaki moment korekty podatku?
i) nota korygująca a KSeF – likwidacja przepisów o notach korygujących,
j) zmiany w treści faktury korygującej i duplikatu faktury,
k) przypadki, w których zostaną duplikaty.

4. Podatkowe przywileje wynikające ze stosowania KSeF oraz sankcje za niestosowanie KSeF:
a) brak konieczności zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności treści faktury,
b) 40-dniowy zwrot VAT,
c) brak obowiązku przekazania organom podatkowy faktur sprzedażowych w strukturze JPK_FA (brak wypływu na JPK_WB, JPK_MAG),
d) brak konieczności przechowywania faktur przez podatnika przez 10 lat,
e) ułatwienia w zakresie korekt in minus,
f) sankcje za brak wystawienia oraz za brak przesłania faktury do KSeF.

5. Faktury zaliczkowe i rozliczanie zaliczek:
a) terminy i zasady wystawiania faktur zaliczkowych,
b) faktury zaliczkowe w KSeF – nowe zasady dotyczące wystawiania faktur zaliczkowych,
c) najczęstsze pułapki przy fakturach zaliczkowych w KSeF – co zmieniają nowe zasady?
d) jak poprawnie rozliczać faktury zaliczkowe w KSeF?
e) faktury rozliczające -terminy i zasady rozliczania,
f) faktury korygujące do faktur zaliczkowych,
g) faktury korygujące do faktur rozliczających.

6. Pozostałe kwestie związane z fakturami:
a) faktury VAT_RR i korekty – od 1 kwietnia 2026 r. Jak przygotować rolników ryczałtowych?
b) numery EX na fakturach,
c) KSeF a projekt VIDA. Czy unijny KSeF zaskoczy polskich podatników i czy zastąpi krajowy?

7. Zapłata na podstawie identyfikatora płatności wygenerowanego z KSeF – co to może oznaczać w praktyce?
a) co to są identyfikatory płatności i od kiedy trzeba będzie je stosować identyfikator w przypadku płatności za pojedyncze faktury,
b) terminy wdrożenia obowiązku stosowania identyfikatorów płatności,
c) identyfikator zbiorczy,
d) terminy wdrożenia obowiązku stosowania identyfikatorów płatności,
e) rola identyfikatorów płatności w praktyce np. ulgi za złe długi.

8. Zakupy zagraniczne i ich rozliczanie dla celów VAT.

9. Pozostałe dokumenty księgowe poza KSeF i archiwizacja:
a) archiwizacja faktur – rola KSeF a obowiązki podatnika,
b) co z załącznikami i dokumentami spoza systemu?
c) jak długo przechowywać dane?

10. Podsumowanie – najtrudniejsze (subiektywnie) kwestie związane z KSeF i sesja Q&A.