Aneta Lech – doradca podatkowy, specjalista w zakresie podatku od towarów i usług oraz postępowania podatkowego. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w Urzędzie Skarbowym jako Kierownik Działu Podatków Pośrednich oraz w Izbie Skarbowej. Obecnie jest właścicielem kancelarii doradztwa podatkowego. Autor licznych artykułów ukazujących się na łamach prasy branżowej oraz autor i współautor wielu publikacji poświęconych ustawie VAT, m.in. „VAT – ewidencjonowanie i dokumentowanie w świetle nowych przepisów”.

I. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wprowadzenie i przygotowanie organizacyjno-wdrożeniowe dla branży handlu hurtowego i detalicznego

1. Kiedy i dla kogo obowiązkowy jest KSeF? Czy warto wdrożyć go wcześniej?
a) planowane terminy, wyjątki, korzyści z wcześniejszego wdrożenia,
b) co w praktyce oznacza termin luty 2026?
2. Faktura ustrukturyzowana – czym jest i jak działa w KSeF:
a) w porównaniu z dotychczasowymi fakturami papierowymi/PDF.
3. Dwa procesy w KSeF i ich wpływ na decyzję wdrożeniową oraz obieg dokumentów:
a) wystawianie faktur,
b) odbieranie faktur.
4. Dokumentowanie sprzedaży B2B dla podmiotów krajowych:
a) samoidentyfikacja przez podanie nr NIP – co oznacza w praktyce,
b) trudne przypadki dokumentowania sprzedaży dla rolników ryczałtowych.
5. Dokumentowanie sprzedaży dla podmiotów zagranicznych
a) podmioty zagraniczne posiadające polski nr NIP,
b) podmioty zagraniczne nie posiadające polskiego Nr NIP,
c) WDT,
d) eksport,
e) transakcje łańcuchowe.
6. KSeF a sprzedaż konsumencka (B2C):
a) czy trzeba wystawiać faktury w KSeF przy sprzedaży dla osób fizycznych?
b) okresy przejściowe dla faktur wystawianych za pośrednictwem kas fiskalnych i paragonów fiskalnych,
c) faktura wystawiana za pośrednictwem kasy fiskalnej a faktura wystawiona na podstawie kasy fiskalnej – jak ta różnica będzie wpływała na zakres obowiązków KSeF,
d) relacja między paragonem z NIP a fakturą w KSeF.
7. Specyficzny sposób wystawiania faktur z użyciem Podmiotu trzeciego i identyfikatora wewnętrznego – wzmianka:
a) co to jest Podmiot trzeci i w jakich innych sytuacjach należy go użyć podczas wystawiania faktur,
b) faktury wystawiane na rzecz podmiotów złożonych (JST, grupy VAT, NGO o zasięgu ogólnopolskim) na czym polega specyfika danych takich nabywców.

II. Proces wdrożeniowy i organizacyjny

1. Uprawnienia i dostęp do KSeF w firmie handlowej:
a) kto odpowiada za wystawianie, odbiór i archiwizację faktur?
b) rola działu sprzedaży, księgowości, magazynu i IT.
2. Integracja KSeF z kasami fiskalnymi i systemami sprzedaży (POS, ERP):
a) obowiązki i możliwości technologiczne,
b) automatyzacja wystawiania faktur w KSeF po sprzedaży detalicznej.
3. Obieg i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w firmie:
a) jak archiwizować i udostępniać faktury kontrahentom i działom wewnętrznym.
4. Faktury zaliczkowe i rozliczające w KSeF:
a) zasady i terminy wystawiania.
5. korygujące korygujące w KSeF:
a) zasady i terminy wystawiania.
6. Faktury w walucie obcej – wyzwania w handlu zagranicznym:
a) kursy walut, moment wystawienia, rozliczenia.

III. Kasa fiskalna a KSeF

1. Paragon a faktura – zasady stosowania i dokumentowania w KSeF:
a) przypadki, w których paragon zastępuje fakturę,
b) wystawianie faktury na podstawie paragonu z NIP.
2. Tryb offline i awarie systemu KSeF – jak postępować w handlu detalicznym i hurtowym:
a) procedury na czas awarii, terminy przesyłania faktur.
3. Tryb offline 24 – kiedy go stosować:
a) ułatwienie i zagrożenie z punktu widzenia daty wystawienia i daty odebrania faktury,
b) rola ceryfikatu,
c) błędy „ludzkie”.

IV. Płatności i rozliczenia

1. Numer KSeF jako identyfikator w rozliczeniach i płatnościach:
a) praktyczne zastosowanie numeru KSeF przy przelewach i zbiorczych płatnościach.
2. Mechanizm podzielonej płatności (split payment) w handlu:
a) kiedy stosować, jak oznaczać faktury.

V. Księgi podatkowe i rachunkowe a KSeF

1. Nr ID faktury a JPK_VAT i JPK_CIT.
2. Powiązania z płatnościami.

VI. Sankcje, odpowiedzialność i zmiany proceduralne

1. Sankcje za błędy w KSeF i konsekwencje dla firmy handlowej:
a) jak unikać błędów.
2. Zmiany w wewnętrznych procedurach, regulaminach i umowach handlowych:
a) informowanie kontrahentów, aktualizacja obiegu dokumentów.

VII. Sesja pytań i odpowiedzi – rozwiązywanie indywidualnych problemów uczestników.