Planowana nowelizacja VAT ma rozszerzyć odpowiedzialność solidarną na usługi niematerialne i zaostrzyć zasady rejestracji przedsiębiorcy nabywający usługi doradcze, szkoleniowe, IT i administracyjne znajdą się w grupie najwyższego ryzyka. Ograniczona ma zostać także ochronna funkcja mechanizmu podzielonej płatności – split payment przestanie automatycznie wyłączać odpowiedzialność solidarną nabywcy. Ostateczny kształt przepisów i termin ich wejścia w życie nie są jeszcze przesądzone, dlatego już teraz warto przygotować procedury weryfikacji kontrahentów na nadchodzące zmiany.

Specyfika należytej staranności w obrocie gospodarczym (rola należytej staranności jako podstawy obrony przed zakwestionowaniem prawa do odliczenia, ciężar dowodu w kontroli podatkowej).

1. Rejestry gospodarcze i podatkowe – jak czytać?:
a) Biała lista,
b) VIES,
c) KRS,
d) CEIDG.

2. Status na potrzeby podatku VAT (Metodyka należytej staranności MF a obowiązki rejestracyjne):
a) proces rejestracji (wymogi formalne oraz wizja lokalna organu podatkowego),
b) przesłanki odmowy rejestracji na potrzeby VAT,
c) PLANOWANA ZMIANA 2027: rozszerzone przesłanki odmowy rejestracji (art. 96 ust. 4a) – podmioty zagraniczne bez przedstawiciela podatkowego, brak pełnego zgłoszenia identyfikacyjnego, podmioty usunięte z rejestru bez złożonych zaległych deklaracji,
d) odpowiedzialność pełnomocnika za zarejestrowanie podatnika jako podatnika VAT czynnego,
e) rejestr podatników VAT tzw. „Biała lista”,
f) NOWOŚĆ: rozszerzenie funkcjonalności Białej listy – weryfikacja statusu VAT kontrahenta wstecz nawet do 5 lat,
g) obostrzenia w zakresie utrzymania statusu podatnika VAT czynnego, katalog przypadków wykreślenia z rejestru VAT czynnych oraz VAT UE,
h) PLANOWANA ZMIANA 2027: uproszczone uchylanie NIP – utrata NIP jako czynność materialno-techniczna (bez decyzji) wobec podmiotów unikających kontaktu z urzędem lub niestawiających się na wezwania,
i) przywrócenie do rejestru,
j) konsekwencje podatkowe braku weryfikacji na Białej liście,
k) odliczenie VAT z faktury od podmiotu niezarejestrowanego oraz nieistniejącego,
l) zapłata bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub na rachunek spoza Białej listy,
m) rachunki NBP, osobiste, depozytowe, cesyjne, powiernicze, techniczne, zastrzeżone a Biała lista.

3. Rejestracja na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych (VIES):
a) kiedy podmiot winien się zarejestrować?
b) proces rejestracji,
c) przesłanki wykreślenia z rejestru,
d) przywrócenie do rejestru,
e) skutki braku statusu VAT UE.

4. Jak rozpoznać status transakcji?:
a) transakcje krajowe (opodatkowane, nieopodatkowane, zwolnione),
b) zwolnienia przedmiotowe – jak rozpoznać,
c) zwolnienie podmiotowe – czy i kiedy skorzystać,
d) transakcje wewnątrzwspólnotowe towarowe,
e) transakcje usługowe WE – gdzie opodatkować, jak ustalić siedzibę/stałe miejsce prowadzenia działalności kontrahenta,
f) transakcje pozaunijne towarowe – statusy kontrahentów spoza UE, procedury celne,
g) transakcje usługowe z krajami trzecimi.

5. Okoliczności transakcji wskazujące na udział w procederze wyłudzenia VAT (Metodyka MF):
a) ryzyka gospodarcze typowe dla danej transakcji,
b) cena towaru/usługi,
c) rekomendacje,
d) forma płatności,
e) towary i usługi wrażliwe,
f) PLANOWANA ZMIANA 2027: rozszerzenie odpowiedzialności solidarnej nabywcy na katalog usług niematerialnych – doradcze, szkoleniowe, reklamowe, informatyczne i hostingowe, badania rynku, usługi związane z zatrudnieniem i obsługą administracyjną,
g) PLANOWANA ZMIANA 2027: ograniczenie ochronnej funkcji split payment – MPP przestaje automatycznie wyłączać odpowiedzialność solidarną, jeśli nabywca miał świadomość nieprawidłowości. W praktyce oznacza to konieczność dokumentowania należytej staranności także przy płatnościach realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności, gdyż sam fakt jego zastosowania przestanie stanowić samodzielną tarczę ochronną,
h) PLANOWANA ZMIANA 2027: progi kwotowe odpowiedzialności solidarnej – brak odpowiedzialności przy fakturach poniżej 15 000 zł, ale objęcie odpowiedzialnością wszystkich transakcji po przekroczeniu 50 000 zł miesięcznie u jednego kontrahenta – jak monitorować limit przy stałej współpracy z dostawcami usług?
i) NOWOŚĆ: instytucja składów VAT – stawka 0% przy wprowadzeniu towaru do składu, odroczenie zapłaty VAT do momentu wyprowadzenia towaru, poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa,
j) inne okoliczności transakcji mogące wskazywać na proceder wyłudzenia VAT.

6. Poprawne rozliczenie podatku należnego i naliczonego:
a) jaki dokument księgowy dla danej transakcji (faktura, paragon, dokument wewnętrzny, nota księgowa),
b) jaką fakturę wystawić (zaliczkowa, rozliczeniowa, korygująca, refaktura, duplikat, pro forma),
c) terminy wystawiania faktur,
d) obowiązek podatkowy dla transakcji krajowych i międzynarodowych (JPK_VAT),
e) moment nabycia prawa do odliczenia VAT,
f) NOWOŚĆ: implementacja orzecznictwa TSUE – pozorność/nieważność czynności a prawo do odliczenia; moment powstania prawa do odliczenia w kontekście posiadania faktury,
g) błędy w fakturach a możliwość odliczenia podatku naliczonego,
h) ograniczenia odliczenia – tzw. puste faktury,
i) mechanizmy zabezpieczające podatnika: split payment, WIS, interpretacje indywidualne, ZAW-NR, KSeF,
j) PLANOWANA ZMIANA 2027: numer KSeF jako element identyfikacji płatności – obowiązek wskazywania numeru KSeF przy regulowaniu należności,
k) odliczenie VAT,
l) prewspółczynnik i współczynnik – metodologia obliczania (dla podatników prowadzących działalność mieszaną – opodatkowaną i zwolnioną).

7. Sankcje za błędy w rozliczeniach VAT:
a) zaległość podatkowa – skutki powstania,
b) faktury wadliwe i nierzetelne,
c) dodatkowe zobowiązanie podatkowe,
d) sankcje karne (kara pozbawienia wolności) w zakresie „pustych faktur”,
e) odpowiedzialność karna skarbowa osób odpowiedzialnych za rozliczenia w firmie.

8. Procedury wewnątrz organizacji zabezpieczające podatnika przed nieprawidłowościami:
a) checklisty weryfikacji kontrahenta – wzór dostosowany do specyfiki działalności,
b) dokumentowanie należytej staranności jako element obrony w kontroli KAS,
c) NOWOŚĆ: procedura monitorowania progu 50 000 zł miesięcznie u jednego kontrahenta w firmach o rozproszonej strukturze zakupowej (wiele działów/lokalizacji),
d) podział odpowiedzialności między działem zakupów, księgowością a obsługą prawną firmy.