Szkolenie ma na celu szczegółowe omówienie najważniejszych zagadnień związanych z rozliczeniem podróży służbowych. Podczas szkolenia zostaną praktycznie omówione także najnowsze interpretacje indywidualne organów podatkowych i wyroki sądów administracyjnych ze szczególnym uwzględnieniem problematyki zajęć. Podczas zajęć prowadzący szczegółowo przedstawią uczestnikom regulacje prawne oraz najczęściej spotykane problemy będące przedmiotem sporów z organami podatkowymi związane z podróżami służbowymi i samochodem w firmie. Zajęcia zostaną zilustrowane przykładami praktycznymi, z którymi wykładowcy spotykają się w codziennej pracy w zakresie doradztwa podatkowego.

1. Nowelizacja rozporządzenia dot. podróży służbowych w 2026 roku
a) omówienie projektu nowelizacji rozporządzenia ze stycznia 2026 roku
b) nowa stawka diety w podróży krajowej oraz nowe stawki w podróżach zagranicznych, które mają wejść w życie w 2026 roku
c) wpływ projektu nowelizacji na zmianę ryczałtów w podróży służbowej krajowej w 2026 roku takich jak: ryczałt za nocleg, limit hotelowy, ryczałt za jazdy komunikacją miejscową
d) Planowane nowe ryczałty w podróży zagranicznej w 2026 roku (w tym zmiana tzw. „diety dojazdowej”, ryczałtu za jazdy komunikacją miejscową za granicą, ryczałtu za nocleg w podróży służbowej zagranicznej)
e) planowana zmiana walut diet w podróży służbowej zagranicznej do niektórych państw w 2026 roku
f) Jak zgodnie z projektem nowelizacji ze stycznia 2026 roku, rozliczyć podróż, gdy w jej trakcie nastąpi zmiana przepisów,.
g) Na jakim etapie są prace legislacyjne i kiedy projekt wejdzie w życie?

2. Podróż służbowa a KSeF
a) jakie postanowienia wprowadzić do regulaminu podróży służbowej, aby ułatwić obieg dokumentów w firmie związany z wprowadzeniem KSeF
b) problematyka faktur wystawionych w KSeF za noclegi pracowników
c) przypisanie faktury wystawionej w KSeF do konkretnej podróży służbowej

3. Podróż służbowa – omówienie przepisów występujących w aktach innych niż rozporządzenie z uwzględnieniem stanu prawnego obowiązującego w 2026 r.:
a) Kodeks Pracy jako źródło definicji „podróży służbowej”,
b) znaczenie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. z uwzględnieniem nowelizacji
c) pojęcie „pracownika” w zagadnieniu podróży służbowych – problematyka zleceniobiorców, wykonawców umów o dzieło, managerów zatrudnionych na kontrakcie managerskim, innych osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych o podobnym charakterze, członków zarządu, członków rad nadzorczych,
d) wyjazd szkoleniowy a podróż służbowa – dlaczego wyjazd szkoleniowy jest korzystniejszą formą wypłacania należności?
e) różnice pomiędzy podróżą służbową a oddelegowaniem pracownika ze szczególnym podkreśleniem zasad opodatkowania przekazywanych świadczeń,
f) przepisy Unii Europejskiej które należy uwzględnić przy podróży służbowej oraz przy oddelegowaniu za granicę w 2026 roku
g) wpływ przepisów Unii Europejskiej na rozliczenia z pracownikami z uwzględnieniem aktualnego orzecznictwa
h) rewolucyjne zmiany w najnowszym orzecznictwie NSA w zakresie rozliczania noclegów pracowników oddelegowanych, niebędących w podróży służbowej – stan na 2026 rok
i) zmiany wykluczające kierowców zawodowych z zagranicznych podróży służbowych,
j) zwroty na rzecz kierowców zawodowych wykonujących przewozy międzynarodowe – katalog zwolnień od opodatkowania obowiązujący w 2026 r.
k) wpływ podróży służbowej na czas pracy – kiedy czas podróżowania będzie liczony jako czas pracy?

4. Czas i miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej krajowej i zagranicznej
a) sposoby określenia stałego miejsca pracy, a początek podroży służbowej
b) praca zdalna – nowe stanowiska organów podatkowych i ministerstwa w zakresie rozliczania podróży służbowych pracowników objętych pracą zdalną;
c) wpływ nieprawidłowego określenia miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę na rozliczanie podróży służbowych,

5. Omówienie problematyki podróży łączonych – podróż krajowa i zagraniczna. Jak liczyć należności z tytułu podróży służbowych?

6. Polecenie wyjazdu służbowego. Forma – pisemnie czy ustnie? Konsekwencje niezachowania odpowiedniej formy.

7. Regulacje dotyczące diet z uwzględnieniem stanu prawnego obowiązującego w 2026 r.
a) zmiany stawki diet w ostatnich latach i ich wpływ na rozliczenia diet w 2026 r.
b) nowa stawka diety według projektu nowelizacji rozporządzenia ze stycznia 2026 roku
c) możliwość wprowadzenia przez pracodawcę innych stawek diet niż w rozporządzeniu i skutki z tym związane,
d) jak obliczać diety?
e) jak ustalić państwo docelowe w podróży służbowej zagranicznej? Jest jedno czy kilka państw docelowych?
f) zasady dokonywania odliczeń od diety przy częściowym wyżywieniu – podróż krajowa i zagraniczna,
g) jak dokonywać odliczeń od połowy diety?
h) czy może powstać tzw. „dieta ujemna”?
i) konsekwencje podatkowe wypłaty diety,
j) nadwyżka diety ponad limity wynikające z rozporządzenia. Czy będzie stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy? Czy należy rozpoznać przychód u pracownika? Orzecznictwo sądów administracyjnych.
k) zapewnienie należności na wyżywienie w podróży służbowej zagranicznej a dieta.

8. Zapewnienie całodziennego i częściowego wyżywienia:
a) co to właściwie oznacza „całodzienne wyżywienie”?
b) różnice pomiędzy całkowitym a częściowym wyżywieniem,
c) czy jest limit kwotowy całodziennego wyżywienia? Czy zawsze będzie stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy? Czy należy rozpoznać przychód u pracownika?

9. Zwrot kosztów przejazdu:
a) podróż służbowa krajowa i zagraniczna, a środki transportu. Kto je określa?
b) zwrot kosztów przejazdu na podstawie oświadczenia pracownika a skutki podatkowe
c) podróż samochodem służbowym,
d) podróż służbowa krajowa i zagraniczna a prywatny samochód pracownika,
e) ewidencja przebiegu pojazdu – niezbędne elementy oraz zasady praktycznego rozliczania; kto nie musi sporządzać kilometrówki?

10. Zwrot kosztów noclegu z uwzględnieniem aktualnego stanu prawnego oraz przy uwzględnieniu projektu nowelizacji rozporządzenia ze stycznia 2026 roku:
a) różnice w zasadach zwrotu kosztów noclegu w podróży służbowej krajowej a zagranicznej,
b) stawka ryczałtu za nocleg w podróży krajowej w 2026 r.
c) limity hotelowe w podróży służbowej krajowej i zagranicznej w 2026 r.,
d) konsekwencje podatkowe przekroczenia limitów hotelowych,
e) jakie okoliczności uzasadniają przekroczenie limitów hotelowych?
f) brak rachunku za hotel a zwrot kosztów,

11. Zwrot kosztów poruszania się komunikacją miejscową w kraju i zagranicą – z uwzględnieniem aktualnego stanu prawnego oraz przy uwzględnieniu projektu nowelizacji rozporządzenia ze stycznia 2026 roku
a) różnice w zwrocie kosztów za poruszanie się komunikacją miejscową w podróży służbowej krajowej i zagranicznej,
b) stawki ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej obowiązujące w 2026 r.
c) rozliczenie ryczałtowe a zwrot wydatków faktycznie poniesionych przez pracownika,
d) diety dojazdowe zagranicą – kiedy można wypłacić połowę diety dojazdowej?
d) kiedy nie przysługują ryczałty?

12. Podróż służbowa samochodem prywatnym pracownika – kilometrówka obowiązująca w 2026 r.
a) co z pracami nad dalszą zmianą kilometrówki? Czy czeka nas kolejna zmiana kilometrówki?
b) jak obliczać kilometrówkę z uwzględnieniem stanu prawnego obowiązującego w 2026 r.
c) rozliczanie opłat za parkingi i przejazd autostradami – czy są wliczone w limit kilometrówki?
d) dodatkowe wydatki na autostrady i parkingi – Czy będą stanowiły koszt pracodawcy? Czy należy rozpoznać przychód u pracownika?

13. Zwrot innych udokumentowanych wydatków w stosunku do uzasadnionych potrzeb:
c) ubezpieczenie pracownika w trakcie podróży służbowej,
d) inne udokumentowane wydatki.

14. Dokumentowanie poniesionych przez pracownika wydatków:
a) rozliczenie ryczałtem a zwrot wydatków faktycznie poniesionych przez pracownika,
b) prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku,
c) oświadczenie pracownika o poniesionym wydatku. Omówienie problematyki częstych oświadczeń pracowników.

15. Zaliczka na poczet podróży służbowej:
a) ustalenie wysokości zaliczki w podróży służbowej krajowej i zagranicznej,
b) czy pracodawca ma obowiązek wypłaty zaliczki?
c) w jakiej walucie wypłacić zaliczkę na podróż służbową zagraniczną?
d) kurs wypłaty i rozliczenia zaliczek w podróży służbowej zagranicznej,
e) termin 14 dni na rozliczenie podróży służbowej przez pracownika – co można zrobić, aby pracownicy rozliczali się w tym terminie?

16. Należności z tytułu podróży służbowych a podatkowy koszt uzyskania przychodu. Orzecznictwo i interpretacje:
a) poniesienie należności a możliwość zaliczenia w KUP,
b) rozpoznawanie kosztów w całości, czy do limitów?

17. Należności z tytułu podróży służbowych a możliwość powstania przychodu u pracownika. Orzecznictwo i interpretacje.

18. Samochód osobowy w firmie na gruncie podatków dochodowych
a) omówienie aktualnych zasad zaliczania wydatków w koszty podatkowe w oparciu o interpretacje podatkowe i Objaśnienia Podatkowe Ministra Finansów,
b) odpisy amortyzacyjne samochodu stanowiącego własność podatnika –limity obowiązujące w 2026 roku;
c) ubezpieczenie samochodu a koszty podatkowe,
d) wydatki związane z używaniem samochodu – w jakiej części stanowią koszty podatkowe? przykłady wydatków uznawanych za eksploatacyjne;
e) samochód wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, a tzw. użytek „mieszany” – skutki podatkowe
f) samochód niestanowiący składnika majątku podatnika (najem, dzierżawa, leasing samochodu) a podatek dochodowy;
g) kogo nie obejmują limity kosztów podatkowych w leasingu, najmie i dzierżawie samochodu osobowego?
h) jak ustalać wartość samochodu gdy zależy od niej limit kosztów podatkowych? Co zrobić, gdy wynajmujący nie przekazał informacji o wartości pojazdu? Rozwiązania na bazie interpretacji podatkowych i objaśnień Ministra Finansów.
i) wydatki, które można zaliczyć do KUP niezależnie od sposobu używania samochodu
j) samochód służbowy wykorzystywany na cele prywatne – ryczałty za używanie samochodu, aktualne orzecznictwo w zakresie paliwa, aktualne stanowiska organów,

19. Samochód osobowy w firmie na gruncie VAT z uwzględnieniem stanu prawnego obowiązującego w 2026 r.:
a) samochód służbowy używany do celów prywatnych a VAT,
b) zasady odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupem samochodu osobowego w aspekcie zmian w podatku VAT,
c) odliczanie VAT od paliwa zakupionego do firmowego samochodu
d) kiedy można odliczyć VAT w całości a kiedy jedynie w 50%
e) ewidencja przebiegu pojazdu – jakie powinna zawierać informacje i jak ją prowadzić?
f) nieodliczony podatek VAT a koszty podatkowe – rozwiązania w oparciu o Objaśnienia Podatkowe Ministra Finansów
g) terminy zgłoszenia samochodu do US obowiązujące w 2026 r.