Podczas zajęć szczegółowo zostanie przedstawiona tematyka fakturowania z perspektywy przedsiębiorstw TSL. Znaczna część zajęć poświęcona będzie na podatkowe zagadnienia związane z wdrożeniem obowiązkowego systemu faktur ustrukturyzowanych (KSeF).

Prowadzący odpowiada na bieżąco na pytania przedstawiane przez Uczestników, a w końcowej części szkolenia zaplanowano dodatkowy czas na zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi z całego zakresu szkolenia.

Szkolenie skierowane jest do dyrektorów finansowych, pracowników działów księgowych, spedytorów, logistyków, pracowników działów sprzedaży i zakupów.

1. Podstawy prawne wystawiania faktur:
a) aktualne przepisy regulujące wystawianie faktur,
b) akty prawne użyteczne w pracy z fakturami.

2. Ogólne zasady wystawiania faktur w branży TSL – przepisy stosowane dotychczas i obowiązujące po wdrożeniu obowiązkowego KSeF:
a) czynności podlegające podatkowi od towarów i usług,
b) podatnik VAT czynny a zwolniony,
c) transakcje podlegające dokumentowaniu fakturą,
d) obowiązek wystawienia faktury,
e) sytuacje w których nie ma obowiązku wystawiania faktur,
f) terminy wystawiania faktur – omówienie poszczególnych sytuacji istotnych dla TSL,
g) NIP na paragonie – zasady zamieszczania, znaczenie,
h) reguły obliczania kwoty podatku VAT na fakturze,
i) wystawianie faktur w walucie,
j) moment podatkowy a moment wystawienia faktury,
k) zastosowanie właściwych stawek na fakturze,
l) klasyfikacja towarów i usług a Nomenklatura Scalona.

3. Informacje na fakturze:
a) ustawowa definicja faktury,
b) katalog obowiązkowych danych na fakturze,
c) najczęściej popełniane błędy na fakturach,
d) weryfikacja podatników (biała lista, VIES),
e) przypadki, kiedy faktura może zawierać węższy zakres informacji,
f) faktura uproszczona,
g) przypadki, kiedy faktura musi zawierać dodatkowe dane,
h) czy wdrożenie KSeF zmieniło listę elementów faktury – czym jest KSeF ID?

4. Fakturowanie transakcji zagranicznych i objętych odwrotnym obciążeniem:
a) fakturowanie dostaw towarów do kontrahentów z UE,
b) wystawianie faktur eksportowych,
c) faktura dokumentująca świadczenie usług dla kontrahenta z UE i krajów trzecich,
d) zasady wystawiania faktur dla kontrahentów zagranicznych po wprowadzeniu KSeF,
e) reguły otrzymywania faktur od kontrahentów zagranicznych po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.

5. Szczegółowe zagadnienia fakturowania w branży TSL:
a) treść i elementy faktury,
b) termin na wystawienie faktury,
c) prawidłowe reguły ustalania kursu waluty na fakturze,
d) duplikaty faktur – czy będą istnieć po wdrożeniu KSeF?
e) faktury korygujące ustrukturyzowane,
f) mechanizm podzielonej płatności a usługi TSL,
g) samofakturowanie: ułatwienie czy dodatkowa komplikacja, skutki wprowadzenia KSeF.

6. Faktura dla import i eksport usług:
a) pojęcie importu i eksportu usługi,
b) omówienie definicji podatnika stosowanej na potrzeby importu usług,
c) miejsce świadczenia usług transgranicznych – reguły ogólne,
d) szczególne przypadki określania miejsca świadczenia,
e) zasady powstawania obowiązku podatkowego w imporcie usług,
f) podstawa opodatkowania w imporcie usług,
g) usługi ciągłe w imporcie usług,
h) skutki wyroku TSUE z 18 marca 2021 r. (C 895/19),
i) korekty in plus i in minus – rozliczenie dla eksportu usług oraz importu usług,
j) rozliczanie importu i eksportu usług w JPK.

7. Warunki dostawy towarów na fakturze:
a) znaczenie warunków dostawy w kontekście powstania obowiązku podatkowego,
b) warunki INCOTERMS.

8. Refakturowanie, w tym refakturowanie na podmioty zagraniczne:
a) definicja refakturowania wynikająca z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT a orzecznictwo sądów administracyjnych,
b) czy i w jakich przypadkach modyfikacja ceny oraz powielenie stawki podatkowej na refakturze są właściwe?
c) refakturowanie a inne instytucje prawne zbliżone do refakturowania,
d) data sprzedaży, data powstania obowiązku podatkowego a data wystawienia faktury – problemy w przypadku refakturowania,
e) refakturowanie (m.in. mediów, kosztów transportu, kosztów ubezpieczenia) a problematyka świadczeń kompleksowych – ważne orzecznictwo NSA i TSUE),
f) refaktura usług noclegowych – przepisy w zakresie możliwości odliczenia podatku VAT od zakupu usług noclegowych w celu ich refakturowania,
g) czy usługi ubezpieczeniowe można refakturować w KSeF?

9. Faktura a prawo do odliczenia:
a) moment odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia udokumentowanego fakturą papierową, fakturą elektroniczną i fakturą ustrukturyzowaną,
b) błędy w treści faktur a możliwość odliczenia podatku naliczonego,
c) ograniczenia odliczenia podatku naliczonego,
d) błędy dotyczące faktur ustrukturyzowanych a odliczenie VAT,
e) odliczenie podatku VAT w przypadku kart paliwowych, skutki wyroku TSUE w sprawie C-235/18,
f) wyrok SUE z 11 lutego 2026 r. w sprawie T-689/24 a odliczenie podatku VAT.

10. Zasady fakturowania zaliczek:
a) przypadki, kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową,
b) przypadki, kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych,
c) terminy wystawiania faktur zaliczkowych,
d) rozliczenie faktur zaliczkowych poprzez fakturę końcową,
e) dane, jakie powinna zawierać faktura zaliczkowa i końcowa,
f) faktura zaliczkowa jako faktura końcowa,
g) omówienie przykładów istotnych dla branży TSL,
h) faktury zaliczkowe po wdrożeniu KSeF.

11. Korygowanie danych na fakturach:
a) przesłanki wystawienia faktury korygującej,
b) dane na fakturze korygującej,
c) dane na tzw. korekcie zerowej,
d) możliwość wystawiania zbiorczych faktur korygujących,
e) anulowanie faktur,
f) faktury korygujące po zmianach w ramach SLIM VAT,
g) faktury korygujące po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF,
h) likwidacja not korygujących od 1 lutego 2026 r.

12. Duplikaty faktur:
a) duplikaty faktur – przesłanki wystawienia po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF,
b) dane, jakie powinien zawierać duplikat faktury.

13. Pro-forma:
a) czy faktura pro-forma jest dokumentem księgowym,
b) konsekwencje wystawienia faktury pro-forma po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.

14. Konsekwencje wystawiania i otrzymywania błędnych faktur:
a) konsekwencje wynikające z ustawy o VAT,
b) konsekwencje karne,
c) sankcje za naruszenia przepisów o KSeF – zasady stosowania i nakładania, termin wprowadzenia,
d) kary w 2026 r.: jakie błędy w fakturach generują kary a jakie sytuacje mogą nie być objęte karami?

15. Zasady przechowywania faktur:
a) okres, w którym należy przechowywać faktury,
b) sposób przechowywania faktur,
c) udostępnianie faktur organom podatkowym oraz skarbowym,
d) ostatnie zmiany,
e) czy istnieje obowiązek przechowywania przez podatników faktur ustrukturyzowanych?

16. Dokumentowanie sprzedaży za pomocą paragonu:
a) obowiązek wystawienia faktury a obowiązek wydania paragonu,
b) faktura wystawiana do paragonu.

17. Kasa rejestrująca (fiskalna) jako narzędzie ewidencjonowania sprzedaży:
a) ogólne obowiązki związane ze stosowaniem kas rejestrujących,
b) zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących istotne dla sektora TSL.

18. Slim VAT 3 a faktura w branży TSL:
a) regulacje dotyczące właściwego kursu waluty dla faktur korygujących,
b) zmiany w zakresie WDT i WNT.

19. Krajowy System e-Faktur (KSeF):
a) koncepcja faktury ustrukturyzowanej (e-faktury),
b) model clearance,
c) zakres zastosowania faktur ustrukturyzowanych,
d) faktury wyłączone z obowiązków wysyłki do KSeF,
e) termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF: 1.02.2026 r. oraz 1.04.2026 r. oraz dodatkowe rozwiązania przejściowe dla niektórych grup,
f) reguły nadawania uprawnień w KSeF.

20. Kto ma obowiązek stosowania e-faktur ustrukturyzowanych?
a) podatnicy zobowiązani do stosowania KSeF,
b) nowe rozwiązania w zakresie obowiązkowego KSeF,
c) podmioty zagraniczne rozliczające VAT w Polsce a KSeF,
d) zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla kontrahentów zagranicznych,
e) omówienie pozostałych, istotnych zmian w zakresie KSeF.

21. Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych:
a) znaczenie daty wystawienia podawanej w treści faktury ustrukturyzowanej,
b) data otrzymania faktury ustrukturyzowanej,
c) potwierdzenia transakcji – zasady sporządzania,
d) wizualizacje faktur ustrukturyzowanych,
e) reguły udostępnienia faktur ustrukturyzowanych dla podmiotów zagranicznych,
f) certyfikat wystawcy – czy każdy musi go mieć?

22. Zmiany w JPK związane z wprowadzeniem KSeF:
a) kiedy należy podawać nr KSeF (tzw. KSeF ID) w JPK,
b) oznaczenia w JPK_VAT – kiedy należy podać oznaczenie OFF, BFK albo DI?
c) czy nowe oznaczenia w JPK wpływają na dotychczasowe znaczniki w JPK?

23. Panel dyskusyjny – pytania, odpowiedzi, dyskusja.