Podczas zajęć szczegółowo zostanie przedstawiona tematyka fakturowania z perspektywy przedsiębiorstw TSL. Znaczna część zajęć poświęcona będzie na podatkowe zagadnienia związane z wdrożeniem obowiązkowego systemu faktur ustrukturyzowanych (KSeF).

Prowadzący odpowiada na bieżąco na pytania przedstawiane przez Uczestników, a w końcowej części szkolenia zaplanowano dodatkowy czas na zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi z całego zakresu szkolenia.

Szkolenie skierowane jest do dyrektorów finansowych, pracowników działów księgowych, działów sprzedaży i zakupów w przedsiębiorstwach wodociągowych, ciepłowniczych i komunalnych.

1. Podstawy prawne wystawiania faktur:
a) aktualne przepisy regulujące wystawianie faktur,
b) akty prawne użyteczne w pracy z fakturami.

2. Ogólne zasady wystawiania faktur w branży TSL – obecnie i po wdrożeniu obowiązkowego KSeF:
a) czynności podlegające podatkowi od towarów i usług,
b) podatnik VAT czynny a zwolniony,
c) transakcje podlegające dokumentowaniu fakturą,
d) obowiązek wystawienia faktury,
e) sytuacje w których nie ma obowiązku wystawiania faktur,
f) terminy wystawiania faktur – omówienie poszczególnych sytuacji istotnych dla TSL,
g) NIP na paragonie – zasady zamieszczania, znaczenie,
h) reguły obliczania kwoty podatku VAT na fakturze,
i) wystawianie faktur w walucie,
j) moment podatkowy a moment wystawienia faktury,
k) zastosowanie właściwych stawek na fakturze,
l) klasyfikacja towarów i usług a Nomenklatura Scalona.

3. Informacje na fakturze:
a) ustawowa definicja faktury,
b) katalog obowiązkowych danych na fakturze,
c) najczęściej popełniane błędy na fakturach,
d) weryfikacja podatników (biała lista, VIES),
e) przypadki, kiedy faktura może zawierać węższy zakres informacji,
f) faktura uproszczona,
g) przypadki, kiedy faktura musi zawierać dodatkowe dane,
h) czy wdrożenie KSeF zmieni listę elementów faktury – czym jest KSeF ID?

4. Fakturowanie transakcji zagranicznych i objętych odwrotnym obciążeniem:
a) fakturowanie dostaw towarów do kontrahentów z UE,
b) wystawianie faktur eksportowych,
c) faktura dokumentująca świadczenie usług dla kontrahenta z UE i krajów trzecich,
d) zasady wystawiania faktur dla kontrahentów zagranicznych po wprowadzeniu KSeF,
e) reguły otrzymywania faktur od kontrahentów zagranicznych po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.

5. Szczegółowe zagadnienia fakturowania w branży TSL:
a) treść i elementy faktury,
b) termin na wystawienie faktury,
c) prawidłowe reguły ustalania kursu waluty na fakturze,
d) duplikaty faktur – czy będą istnieć po wdrożeniu KSeF,
e) korekty ustrukturyzowane,
f) mechanizm podzielonej płatności a usługi TSL,
g) samofakturowanie: ułatwienie czy dodatkowa komplikacja, skutki wprowadzenia KSeF?

6. Faktura dla import i eksport usług:
a) pojęcie importu i eksportu usługi,
b) omówienie definicji podatnika stosowanej na potrzeby importu usług,
c) miejsce świadczenia usług transgranicznych – reguły ogólne,
d) szczególne przypadki określania miejsca świadczenia,
e) zasady powstawania obowiązku podatkowego w imporcie usług,
f) podstawa opodatkowania w imporcie usług,
g) usługi ciągłe w imporcie usług,
h) skutki wyroku TSUE z 18 marca 2021 r. (C 895/19),
i) korekty in plus i in minus – rozliczenie dla eksportu usług oraz importu usług,
j) rozliczanie importu i eksportu usług w JPK.

7. Warunki dostawy towarów na fakturze:
a) znaczenie warunków dostawy w kontekście powstania obowiązku podatkowego,
b) warunki INCOTERMS.

8. Refakturowanie, w tym refakturowanie na podmioty zagraniczne:
a) definicja refakturowania wynikająca z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT a orzecznictwo sądów administracyjnych,
b) czy i w jakich przypadkach modyfikacja ceny oraz powielenie stawki podatkowej na refakturze są właściwe?
c) refakturowanie a inne instytucje prawne zbliżone do refakturowania,
d) data sprzedaży, data powstania obowiązku podatkowego a data wystawienia faktury – problemy w przypadku refakturowania,
e) refakturowanie (m.in. mediów, kosztów transportu, kosztów ubezpieczenia) a problematyka świadczeń kompleksowych – ważne orzecznictwo NSA i TSUE),
f) refaktura usług noclegowych – przepisy w zakresie możliwości odliczenia podatku VAT od zakupu usług noclegowych w celu ich refakturowania.

9. Faktura a prawo do odliczenia:
a) moment odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia udokumentowanego fakturą papierową, fakturą elektroniczną i fakturą ustrukturyzowaną,
b) błędy w treści faktur a możliwość odliczenia podatku naliczonego,
c) ograniczenia odliczenia podatku naliczonego,
d) błędy dotyczące faktur ustrukturyzowanych a odliczenie VAT.

10. Zasady fakturowania zaliczek:
a) przypadki, kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową,
b) przypadki, kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych,
c) terminy wystawiania faktur zaliczkowych,
d) rozliczenie faktur zaliczkowych poprzez fakturę końcową,
e) dane, jakie powinna zawierać faktura zaliczkowa i końcowa,
f) faktura zaliczkowa jako faktura końcowa,
g) omówienie przykładów istotnych dla branży TSL,
h) faktury zaliczkowe po wdrożeniu KSeF.

11. Korygowanie danych na fakturach:
a) faktura korygująca a nota korygująca,
b) dane na fakturze korygującej,
c) dane na nocie korygującej,
d) możliwość wystawiania zbiorczych faktur korygujących,
e) anulowanie faktur,
f) faktury korygujące po zmianach w ramach SLIM VAT,
g) faktury korygujące po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF,
h) likwidacja not korygujących od 1 lutego 2026 r.

12. Duplikaty faktur:
a) kto może wystawić duplikat faktury,
b) dane, jakie powinien zawierać duplikat faktury.

13. Pro-forma:
a) czy faktura pro-forma jest dokumentem księgowym,
b) konsekwencje wystawienia faktury pro-forma w obecnym stanie prawnym oraz po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.

14. Konsekwencje wystawiania i otrzymywania błędnych faktur:
a) konsekwencje wynikające z ustawy,
b) konsekwencje karne,
c) sankcje za naruszenia przepisów o KSeF – zasady stosowania i nakładania, termin wprowadzenia.

15. Zasady przechowywania faktur:
a) okres, w którym należy przechowywać faktury,
b) sposób przechowywania faktur,
c) udostępnianie faktur organom podatkowym oraz skarbowym,
d) ostatnie zmiany,
e) czy istnieje obowiązek przechowywania przez podatników faktur ustrukturyzowanych?

16. Dokumentowanie sprzedaży za pomocą paragonu:
a) obowiązek wystawienia faktury a obowiązek wydania paragonu,
b) faktura wystawiana do paragonu.

17. Kasa rejestrująca (fiskalna) jako narzędzie ewidencjonowania sprzedaży:
a) ogólne obowiązki związane ze stosowaniem kas rejestrujących,
b) zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących istotne dla sektora TSL.

18. Slim VAT 3 a faktura w branży TSL:
a) regulacje dotyczące właściwego kursu waluty dla faktur korygujących,
b) zmiany w zakresie WDT i WNT.

19. Krajowy System e-Faktur (KSeF):
a) koncepcja faktury ustrukturyzowanej (e-faktury),
b) model clearance,
c) zakres zastosowania faktur ustrukturyzowanych,
d) faktury wyłączone z obowiązków wysyłki do KSeF,
e) termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF: 1.02.2026 r. oraz 1.04.2026 r. oraz dodatkowe rozwiązania przejściowe dla niektórych grup,
f) przechowywanie faktur.

20. Kto ma obowiązek stosowania e-faktur ustrukturyzowanych?
a) podatnicy zobowiązani – konsekwencje przesunięcia terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF,
b) nowe rozwiązania w zakresie obowiązkowego KSeF,
c) podmioty zagraniczne rozliczające VAT w Polsce a KSeF,
d) wysyłanie faktur ustrukturyzowanych do kontrahentów zagranicznych,
e) omówienie pozostałych, istotnych zmian w zakresie KSeF.

21. Krajowy System E-faktur (KSEF) jako rozwiązanie obowiązkowe z uwzględnieniem najnowszych zmian:
a) o czym należy pamiętać przed wdrożeniem KSeF: zmiany w regulaminach i umowach,
b) faktura ustrukturyzowana po stronie wystawcy i odbiorcy,
c) korekty faktur po wdrożeniu obowiązkowego KSeF,
d) certyfikaty stosowane na potrzeby KSeF,
e) tryb offline24 – zasady stosowania,
f) postępowanie w przypadku awarii/niedostępności KSeF,
g) wystawiania i rozliczanie korekt po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.

22. Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych:
a) znaczenie daty wystawienia podawanej w treści faktury ustrukturyzowanej,
b) data otrzymania faktury ustrukturyzowanej,
c) potwierdzenia transakcji – zasady sporządzania,
d) wizualizacje faktur ustrukturyzowanych,
e) reguły udostępnienia faktur ustrukturyzowanych dla podmiotów zagranicznych,
f) certyfikat wystawcy – czy każdy musi go mieć?

23. Panel dyskusyjny – pytania, odpowiedzi, dyskusja, konsultacje.