Lean dla SSC/GBS to program rozwojowy zbudowany na podstawie 20 lat praktyki menedżerskiej w GBS i SSC. Szkolenie adresuje wyzwania procesowe i operacyjne specyficzne dla centrów usług wspólnych, gdzie procesy księgowe, kadrowe, zakupowe czy obsługi zgłoszeń pełne są ukrytego marnotrawstwa, takiego jak zbędne kroki, oczekiwanie, przekazywanie pracy między zespołami czy poprawianie błędów.

Program uczy, jak dostrzegać i systematycznie eliminować te straty, a także jak usprawniać organizację pracy zespołu (podział zadań, standardy, zastępstwa i rytm zarządczy).

•  Krótszy czas procesów: Eliminacja zbędnych kroków skraca czas realizacji.
•  Wyższa jakość: Redukcja liczby błędów dzięki standaryzacji procesu.
•  Zaangażowane zespoły: Pracownicy sami wdrażają usprawnienia.
•  Niższe koszty: Eliminacja marnotrawstwa obniża koszt procesu.
•  Wzrost zadowolenia interesariuszy: Poprawa jakości i efektywności procesów.
•  Wzrost zadowolenia pracowników: Większy wpływ zespołu na wykonywaną pracę.
•  Zdolność do wzrostu: Obsługa większego wolumenu bez konieczności wzrostu zatrudnienia.

• Idealny uczestnik: Team Leader, Supervisor, Process Lead lub Manager.
• Osoby pracujące w centrum usług wspólnych lub dziale back-office.
• Kadra odpowiedzialna za proces, jakość oraz efektywność operacyjną i wynik zespołu.
• Środowiska, dla których program powstał: GBS / SSC / BPO, centra kompetencyjne (CoE), zespoły przejmujące procesy o wyższej wartości, działy back-office (finanse, HR, zakupy, IT, obsługa klienta, wsparcie biznesu) oraz organizacje w trakcie tranzycji (przejmowanie procesów i stabilizacja po hypercare).

Szkolenie składa się z 4 modułów warsztatowych.

Dzień 1: Podstawy Lean

Tematyka: Wartość, marnotrawstwo, przepływ i jakość wbudowana w proces.
• Wartość z perspektywy klienta (VA / NVA / NNVA).
• 9 typów marnotrawstwa (MUDA) na przykładach z procesów AP (Accounts Payable) i AR (Accounts Receivable).
• MURI, MURA, MUDA – trzy wymiary marnotrawstwa.
• Przepływ jednej sztuki a przetwarzanie w partiach oraz metody poprawy przepływu w procesach.
• System ssący i strumień wartości.
• Jakość wbudowana w proces, Poka-Yoke i 4 poziomy kontroli.
• Andon – kultura zgłaszania błędów.

• Ćwiczenia praktyczne: Identyfikacja marnotrawstwa w procesach centrum, symulacja przepływu jednej sztuki.
• Zadanie wdrożeniowe: Identyfikacja marnotrawstwa we własnym procesie i prezentacja na kolejnym module.

Dzień 2: Zarządzanie wizualne i Daily Management

Tematyka: Standardy pracy, rytm zarządczy i kompetencje zespołu.
• Cel i funkcja zespołu jako fundament zarządzania w centrum usług wspólnych.
• Instrukcja Pracy Standaryzowanej – utrwalenie wiedzy o procesie.
• Arkusz Pracy Standaryzowanej – planowanie pracy zespołu.
• Wybór metod komunikacji wizualnej (odległość, złożoność, prostota).
• Board Meeting – codzienne spotkania zarządcze (Daily Management).
• Matryca kompetencji jako podstawa planowanych zastępstw i planowania szkoleń.
• KANBAN w procesach transakcyjnych i obsłudze zgłoszeń.
• Zarządzanie wynikami (Performance management).
• 5S w środowisku cyfrowym: skrzynki, foldery i dyski współdzielone.

• Ćwiczenia praktyczne: Praca grupowa: cel i funkcja zespołu w centrum usług wspólnych.
• Zadania wdrożeniowe: Audyt komunikacji wizualnej, agenda Board Meeting, matryca kompetencji dla zespołu.

Dzień 3: Doskonalenie metod pracy

Tematyka: TWI, Gemba Walk i analiza procesów transakcyjnych.
• TWI Instruowanie pracowników – metoda czterech kroków.
• Arkusz Podziału Pracy (Główne Kroki, Wskazówki, Przyczyny).
• Gemba Walk – 10 zasad skutecznej obserwacji procesów.
• Stabilność procesu i 4M (Machine, Method, Material, Man).
• Cycle Time i Lead Time – mierzenie procesu.
• Mapowanie procesów BPMN.
• TWI Doskonalenie Metod Pracy (Eliminuj, Łącz, Przeorganizuj, Uprość).
• Standard Work Combination Sheet i Spaghetti Diagram.
• ODIL (One Day In Life) – obserwacja dnia pracy.
• Makigami – mapowanie procesów administracyjnych i transakcyjnych.
• Droga do automatyzacji: standaryzacja → optymalizacja → automatyzacja. Ocena gotowości procesu do automatyzacji i prosty business case.

• Ćwiczenia praktyczne: Przygotowanie Arkusza Podziału Pracy, przeprowadzenie instruktażu TWI w parach.
• Zadania wdrożeniowe: Instruktaż TWI w zespole, usprawnienie procesu metodą Makigami lub TWI, obserwacja ODIL.

Dzień 4: Problem solving ze wsparciem AI

Tematyka: Strukturalne podejście do problemów wzmocnione narzędziami AI.
• Definicja problemu i praca na dowodach.
• 5G – metoda zbierania faktów.
• Metoda 8D – osiem kroków rozwiązywania problemów.
• Raport A3 – jednostronicowy plan rozwiązania problemu.
• 5W2H – strukturalny opis problemu.
• 5 Why – dotarcie do przyczyny źródłowej.
• Diagram Ishikawy (rybia ość) – analiza przyczynowo-skutkowa.
• Wybór działań – matryca decyzyjna i wykres Pareto.
• Cykl PDCA – wdrażanie i ciągłe doskonalenie.
• Wykorzystanie AI w generowaniu 5W2H, 5 Why, Ishikawy.

• Ćwiczenia praktyczne: Studium przypadku w grupach: pełna ścieżka rozwiązania problemu z procesu centrum, ze wsparciem AI.
• Prezentacja wyników: Uczestnicy prezentują wyniki swoich projektów wdrożeniowych i wymieniają się doświadczeniami.

• 100% praktyki opartej na sprawdzonych narzędziach wdrożeniowych w środowiskach GBS/SSC.
• Cykl uczenia się przez działanie: Warsztat (ćwiczenia i zadania grupowe) → Zadanie wdrożeniowe (wdrożenie narzędzia w zespole) → Prezentacja (dzielenie się wnioskami) → Iteracja (kolejny moduł rozszerzający zakres umiejętności).
• Kameralne grupy (8 uczestników) zapewniające bezpośrednią interakcję.
• Praca końcowa: Projekt prezentujący konkretną korzyść dla firmy (oszczędności, wzrost wydajności, lepsza satysfakcja klientów/interesariuszy).