Marcin Pacyna – adwokat i doradca podatkowy. Ukończył studia prawnicze na Uniwersytecie Wrocławskim. Doświadczenie zdobywał w jednej z najlepszych wrocławskich Kancelarii Radców Prawnych, w której w latach 2002-2003 zajmował się prawem gospodarczym, w tym prawem działalności gospodarczej, prawem cywilnym oraz prawem podatkowym. Jest autorem wielu artykułów z zakresu prawa podatkowego publikowanych na łamach min. „Gazety Prawnej”, „Gazety Podatkowej”, „Biuletynu dla Służb Ekonomiczno-Finansowych”, „Poradnika VAT” czy też „Przeglądu Podatku dochodowego”. W 2012 r. Marcin Pacyna wraz z innymi doradcami podatkowymi został założycielem Grupy Doradców Podatkowych – spółki doradztwa podatkowego, angażującej w 100% polski kapitał, mającej na celu obsługę postępowań podatkowych większych przedsiębiorstw.

Zagadnienie e-Doręczeń jest ważne dla każdego przedsiębiorcy oraz dla zawodów zaufania publicznego.
Docelowo urzędy będą się z przedsiębiorcami komunikować wyłącznie elektronicznie. Urzędy muszą się do tego przygotować, ale niezależnie od obowiązków nałożonych na urzędy, również przedsiębiorcy muszą założyć adresy do doręczeń elektronicznych (to nie jest mail!) oraz skrzynki do takich doręczeń (takie wirtualne skrzynki pocztowe – to nie są skrzynki mailowe!).
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowy, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi oraz notariusze) mają obowiązek posiadania skrzynek do doręczeń od 1 stycznia 2025 r.
Oprócz adresów do e-Doręczeń będą ciągle działać odrębne portale typu: PUE ZUS, e-Urząd Skarbowy, itp. Adres do doręczeń elektronicznych na razie ich nie zastępuje (ale to się ma zmienić). Wzajemna relacja między tymi systemami zostanie również omówiona na szkoleniu.
Podmioty (w tym spółki) wpisujące się do KRS i osoby fizyczne prowadzące działalność wpisujące się do CEIDG od 1 stycznia 2025 r. będą musiały od razu mieć taki adres elektroniczny i skrzynkę elektroniczną – będzie to trzeba robić razem z wnioskiem o wpis do KRS/CEIDG.
Podmioty (w tym spółki) wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 – będą musiały mieć adres i skrzynkę od 1 kwietnia 2025 r.
Natomiast osoby prowadzące działalność, wpisane do CEIDG do końca 2024 r. – będą musiały mieć adres elektroniczny i skrzynkę od 1 października 2026 r., chyba że będą zmieniać coś we wpisie w CEIDG po 30.06.2025 – wtedy będą musiały mieć adres i skrzynkę od 1 lipca 2025 r.

I. Podstawowe informacje dla osób zajmujących się obsługą korespondencji firmowej:

1. Podstawy prawne.

2. Czym jest e-polecony.

3. Rola Poczty Polskiej i innych operatorów do końca 2025 r. oraz od 1 stycznia 2026 r.

4. Pojęcie adresu do doręczeń elektronicznych.

5. Systemy: PURDE, KURDE i PUH.

6. Baza adresów i dostęp do Bazy.

7. Skrzynka do doręczeń elektronicznych – czym naprawdę jest i ile skrzynek może istnieć w danym przedsiębiorstwie.

8. Czy korzystać z darmowych regulacji publicznych, czy warto korzystać z operatorów komercyjnych.

9. Kiedy nie stosuje się doręczeń elektronicznych.

II. Zakładanie adresów i skrzynek oraz ich aktualizacja. Terminy zakładania obowiązkowych adresów:

1. Istota adresów elektronicznych vs adresy tradycyjne.

2. Rodzaje adresów do doręczeń elektronicznych i dlaczego niektórzy muszą posiadać ich kilka.

3. Adresy prywatne, firmowe, dla wolnych zawodów, dla podmiotów publicznych i dla innych podmiotów.

4. Konsekwencje nieposiadania wymaganej ilości skrzynek.

5. Podmioty które muszą posiadać adres do doręczeń elektronicznych (między innymi wolne zawody, spółki wpisane do KRS, osoby prowadzące działalność wpisane do CEIDG).

6. Przymusowe zakładanie adresów przy zmianach w KRS lub w CEIDG.

7. Adresy w podmiotach publicznych – urzędy, jednostki samorządu terytorialnego, organy KAS, itp. – informacje ważne z perspektywy przedsiębiorców (do kogo wysyłać, kto może wysłać do nas).

8. Spółki cywilne, stowarzyszenia, inne podmioty.

9. Terminarz zakładania obowiązkowych adresów dla przedsiębiorców oraz innych grup (łącznie można wyodrębnić 9 grup podmiotów z uwagi na różne terminy).

10. Procedura zakładania skrzynki na praktycznym przykładzie.

11. Co się dzieje ze skrzynkami i korespondencją po likwidacji działalności?

III. Wysyłka, odbiór korespondencji – ważne kwestie techniczne i organizacyjne dla osób zajmujących się obsługą skrzynek do doręczeń elektronicznych:

1. Jak korzystać z e-Doręczeń (e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl, skrzynki na Koncie Przedsiębiorcy, systemy kancelaryjne EZD, aplikacje).

2. Administrator i jego rola. Zarządzanie skrzynkami i obsługa korespondencji. Nadawanie i odbieranie uprawnień.

3. Użytkownik i obserwator. Prawa, obowiązki, zagrożenia.

4. Procedura wyznaczania osób odpowiedzialnych.

5. Dlaczego księgowość nie powinna obsługiwać skrzynek do e-Doręczeń.

6. Procedury, w tym: system obiegu dokumentów, zabezpieczenie korespondencji pobranej ze skrzynki e-Doręczeń oraz załączników, tajemnica handlowa i zawodowa, kwestie techniczne.

7. Opłaty za wysyłanie i odbieranie korespondencji.

8. Odbieranie korespondencji – faktyczne, domniemane. Pobieranie i zapisywanie dowodów (w tym BPOP: Potwierdzenie odbioru).

9. Nadawanie korespondencji – pobieranie i zapisywanie dowodów (w tym BWPW: Potwierdzenie wysłania).

10. Podpisywanie dokumentów wysyłanych przez skrzynkę do e-Doręczeń oraz podpisywanie załączników.

11. Obsługa korespondencji otrzymanej w procedurze PUH.

12. Postępowanie reklamacyjne.

13. Dostęp do skrzynki do e-Doręczeń w sytuacjach szczególnych (połączenie podmiotów, likwidacja działalności, likwidacji skrzynek, śmierć, itp.).

IV. Relacje doręczeń elektronicznych do innych procedur, w tym do ePUAP-u:

1. Wyłączność innych systemów – pierwszeństwo przed e-Doręczeniami.

2. Pierwszeństwo systemu e-Doręczeń.

3. Równorzędność systemów.

4. Pierwsza grupa, czyli relacja e-Doręczeń do systemów Portal S24, PRS, Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, Program Elektronicznych Postępowań Upominawczych, PUESC – Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, e-Urząd Skarbowy.

5. Druga grupa, czyli relacja e-Doręczeń do systemu PUE-ZUS.

6. Trzecia grupa, czyli relacja e-Doręczeń do systemu ePUAP.

7. Szczególne procedury administracyjne i podatkowe – jak wysyłać pisma do urzędów i jak odbierać pisma z urzędów do końca 2025 r., w sytuacji gdy działa jeszcze ePUAP.

8. Czy sprawdzać różne skrzyni z ostrożności?

9. Korespondencja w sprawach cywilnych i karnych.

10. Obsługa korespondencji elektronicznej z sądami administracyjnymi do końca 2025 i w latach 2026-2029 r. (okres przejściowy).