Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) miało stać się obowiązkowe od 1 lipca 2024 r., jednak termin ten został przesunięty. Obowiązek ten wejdzie w życie w dwóch etapach:
- 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r.,
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, którzy zostaną objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
KSeF jako ogólnopolski system teleinformatyczny, ma umożliwiać wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej. Jego wprowadzenie ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów oraz zwiększenie bezpieczeństwa transakcji poprzez szybszą wymianę faktur i ich automatyczną weryfikację. Ponadto przedsiębiorcy nie będą musieli archiwizować faktur samodzielnie, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie przez 10 lat.
Zmiany i ułatwienia dla przedsiębiorców
Po przesunięciu terminu wejścia systemu do powszechnego użytku, w związku z wykrytymi w toku audytu nieprawidłowościami, KSeF przeszedł jeszcze liczne modyfikacje. Ministerstwo Finansów uwzględniło postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców, co zaowocowało szeregiem ułatwień.
Do końca 2026 roku:
- Utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących.
- Nie będą nakładane kary za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF.
- Nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).
Dodatkowo od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury, które zapewnią bezpieczeństwo i ciągłość procesu wystawiania faktur nawet w trybie „offline24”.
Co czeka przedsiębiorców w 2025 roku? Choć obowiązkowe e-fakturowanie wejdzie w życie dopiero w 2026 r., firmy powinny już teraz przygotować swoje systemy księgowe i procedury.
Kluczowe kroki na nadchodzący rok obejmują:
- Przeanalizowanie, czy aktualne oprogramowanie księgowe wspiera KSeF oraz przygotowanie systemu do jego obsługi.
- Testy wystawiania faktur za pomocą KSeF (np. przez aplikację mobilną lub integrację z systemem ERP).
- Przeszkolenie pracowników w zakresie nowych procedur.
Dodatkowo, przedsiębiorcy mogą zgłaszać swoje uwagi i opinie do projektu KSeF do 25 kwietnia 2025 r., wysyłając je na adres: sekretariat.PT@mf.gov.pl. Jest to okazja, aby wpłynąć na ostateczny kształt systemu i dostosować go do potrzeb swojej firmy.
Od 30 września 2025 r. dostępne będą testy interfejsu programistycznego (API) nowej wersji KSeF 2.0, a od listopada testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli zapoznać się z funkcjonalnościami systemu przed jego obowiązkowym wdrożeniem.
Unijne zmiany i wyzwania techniczne
Polski system e-faktur oparty na formacie XML będzie musiał zostać dostosowany do unijnego standardu EN16931, który ma być wdrożony do 2030 r. (projekt ViDA). Ministerstwo Finansów deklaruje prace nad integracją obu systemów, ale szczegóły pozostają nieznane.
Przedsiębiorcy powinni śledzić zmiany zarówno na poziomie krajowym, jak i unijnym, aby odpowiednio się do nich przygotować.
Przyszły rok jest więc kluczowym czasem na dostosowanie się do nowych wymogów związanych z KSeF. Firmy, które przygotują się wcześniej, unikną problemów związanych z nagłą zmianą przepisów. Jednocześnie warto śledzić zmiany w prawie unijnym, które z pewnością również wpłyną na system fakturowania w Polsce.