Na szkoleniu zostaną omówione zagadnienia dotyczące zarządzania bazą dostawców oraz ryzykiem dostaw w przedsiębiorstwach produkcyjnych, handlowych i usługowych, bez względu na formę organizacyjno-prawną. W ramach szkolenia zostaną omówione poszczególne obszary funkcjonowania łańcucha dostaw, w tym:
• struktury wydatków zakupowych przedsiębiorstwa i analizy portfela zakupowego,
­•  segmentacji kategorii zakupowych z wykorzystaniem macierzy Kraljica,
­• konsolidacji bazy dostawców i zarządzania zakupami rozproszonymi (tail spend),
­• budowy łańcucha dostaw od zera dla nowej kategorii, produktu lub rynku,
­• postępowań ofertowych oraz kwalifikacji i oceny dostawców,
•­ kalkulacji całkowitego kosztu posiadania (TCO),
•­ zabezpieczeń umownych i warunków współpracy z dostawcami,
•­ oceny ryzyka dostaw oraz planowania ciągłości działania,
­• działania w sytuacji kryzysowej i komunikacji z klientem w kryzysie.

Ponadto będą przedstawione problemy:
• wyceny obu osi macierzy Kraljica według kryteriów punktowych oraz przypisania kategorii do ćwiartek,
•­ wyprowadzania z segmentacji konkretnych decyzji operacyjnych – liczby dostawców, typu zapytania, kształtu umowy, •poziomu zapasu i wagi ceny w ocenie ofert,
•­ rozpoznawania migracji kategorii pomiędzy ćwiartkami macierzy oraz sygnałów jej wykrycia,
•­ różnicowania podejścia do konsolidacji w zależności od segmentu portfela zakupowego,
•­ porównywalności ofert i najczęstszych luk w zapytaniach ofertowych,
•­ wyznaczania czasu przetrwania bez dostaw (TTS) oraz czasu odtworzenia dostaw (TTR),
•­ budowy systemu wczesnego ostrzegania o problemach u dostawców,
•­ podejmowania decyzji przy niepełnych danych i pod presją czasu,
•­ przygotowania planu ciągłości działania dla pozycji krytycznych.

Szkolenie jest adresowane do:
• właścicieli oraz zarządów małych i średnich przedsiębiorstw,
­• dyrektorów operacyjnych i dyrektorów łańcucha dostaw,
­• kupców, specjalistów do spraw zakupów i category managerów,
­• planistów produkcji i planistów materiałowych,
­• kierowników logistyki, magazynów i dystrybucji,
­• pracowników odpowiedzialnych za jakość dostawców oraz ich kwalifikację,
­• osób odpowiedzialnych za zakup usług i współpracę z podwykonawcami,
­• kontrolerów finansowych współpracujących z działem zakupów,
­• osób wyznaczonych do przygotowania planu ciągłości działania w organizacji.

Podstawowym celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do świadomego zarządzania bazą dostawców i ryzykiem dostaw oraz do prowadzenia działań utrzymujących ciągłość dostaw w sytuacji kryzysowej. Osią analityczną całego szkolenia jest macierz Kraljica – uczestnicy budują ją samodzielnie na kryteriach punktowych, a następnie wracają do niej przy każdej kolejnej decyzji: co konsolidować, jakie wagi zastosować w ocenie ofert, od czego rozpocząć zabezpieczanie ryzyka i dla której pozycji przygotować plan ciągłości. Celem praktycznym jest opuszczenie sali szkoleniowej z mapą ryzyka własnego łańcucha dostaw, listą dostawców krytycznych oraz szkicem planu ciągłości działania dla jednego realnego scenariusza.

Szkolenie prowadzone jest w formie warsztatowo-doradczej, w postaci mini wykładów połączonych z ćwiczeniami praktycznymi. Około sześćdziesięciu procent czasu zajmuje praca własna uczestników – w podgrupach i indywidualnie – na materiale zbliżonym do ich codziennej rzeczywistości zawodowej. Studia przypadków przygotowano równolegle w trzech wariantach branżowych: produkcyjnym, handlowym i usługowym, dzięki czemu każdy uczestnik pracuje na przykładzie najbliższym własnej organizacji. Indywidualne i grupowe rozmowy uczestników z prowadzącym zapewniają wymianę wiedzy, umiejętności i doświadczeń oraz pozwalają rozwiać wątpliwości nasuwające się w trakcie zajęć. Atrakcyjność szkolenia zapewnia prezentacja multimedialna obejmująca całość tematyki, komplet materiałów dla uczestnika – skrypt, zeszyt ćwiczeń oraz edytowalne szablony narzędziowe – a także odwoływanie się do doświadczeń prowadzącego z wdrożeń realizowanych w zakładach produkcyjnych i firmach usługowych w Polsce i za granicą. Kulminacją dnia jest symulacja kryzysu dostawczego prowadzona w podgrupach pod presją czasu, z podziałem na role o rozbieżnych interesach, niepełnymi informacjami i wprowadzanymi w trakcie zdarzeniami zmieniającymi sytuację – zakończona wspólnym omówieniem podjętych decyzji.

1. Łańcuch dostaw jako system:
a) trzy przepływy: materiału, informacji i pieniądza,
b) składowe rzeczywistego czasu realizacji dostawy,
c) efekt byczego bicza – mechanizm powstawania i sposoby przeciwdziałania,
d) zależność między kosztem, dostępnością i jakością,
e) całkowity koszt posiadania (TCO) i jego składniki.

2. Analiza portfela zakupowego:
a) analiza wydatków przedsiębiorstwa (spend analysis) i przygotowanie danych,
b) analiza ABC – koncentracja wartości zakupów,
c) analiza XYZ – przewidywalność zużycia,
d) zakupy rozproszone (tail spend) i koszt ich obsługi,
e) ograniczenia analizy wartościowej w ocenie ryzyka.

3. Macierz Kraljica jako narzędzie segmentacji:
a) konstrukcja macierzy i znaczenie obu osi,
b) kryteria punktowe wyceny wpływu na wynik finansowy,
c) kryteria punktowe wyceny ryzyka dostaw oraz modyfikatory ryzyka,
d) budowa macierzy krok po kroku i kontrola rozkładu kategorii,
e) cztery ćwiartki i przypisane im strategie zakupowe,
f) wpływ ćwiartki na typ relacji, styl negocjacji, kształt umowy i rytm przeglądu,
g) migracja kategorii pomiędzy ćwiartkami i sygnały jej wczesnego wykrycia.

4. Konsolidacja bazy dostawców:
a) przesłanki i kryteria konsolidacji,
b) różnicowanie podejścia w zależności od ćwiartki macierzy Kraljica,
c) korzyści konsolidacji i sposoby ograniczania jej ryzyk,
d) jedno, dwa czy wiele źródeł dostaw – kryteria wyboru modelu,
e) etapy wdrożenia konsolidacji i rola okresu przejściowego,
f) najczęstsze przyczyny niepowodzenia projektów konsolidacyjnych.

5. Budowa łańcucha dostaw od zera:
a) od zdefiniowania potrzeby do pierwszej dostawy – osiem kroków,
b) rozpoznanie rynku i budowa listy potencjalnych dostawców,
c) różnice między zapytaniem o informację, zapytaniem ofertowym i zapytaniem o rozwiązanie (RFI, RFQ, RFP),
d) budowa zapytania ofertowego zapewniającego porównywalność ofert,
e) najczęstsze luki w zapytaniach ofertowych i sposoby ich usunięcia,
f) kwalifikacja i onboarding dostawcy – weryfikacja formalna, finansowa i audyt,
g) zabezpieczenia umowne: mechanizm cenowy, klauzula ciągłości, własność oprzyrządowania, warunki wyjścia.

6. Ocena i wybór dostawcy:
a) karta oceny dostawcy i dobór kryteriów,
b) wagi kryteriów wynikające z segmentu portfela zakupowego,
c) kalkulacja całkowitego kosztu posiadania dla porównywanych ofert,
d) ocena wielokryterialna i interpretacja rozbieżności wyników,
e) podział wolumenu między dostawców jako decyzja o cenie bezpieczeństwa.

7. Ryzyko w łańcuchu dostaw:
a) kategorie ryzyka: dostawca, logistyka, rynek, regulacje, ryzyko wewnętrzne i popyt,
b) kolejność zabezpieczania wynikająca z macierzy Kraljica,
c) mapa ryzyka – ocena prawdopodobieństwa i skutku,
d) uproszczona analiza FMEA i wskaźnik priorytetu ryzyka (RPN),
e) czas przetrwania bez dostaw (TTS) i czas odtworzenia dostaw (TTR),
f) sygnały wczesnego ostrzegania i organizacja przeglądu dostawców,
g) zapas zabezpieczający jako decyzja finansowa.

8. Zarządzanie kryzysowe i ciągłość działania:
a) fazy kryzysu dostawczego i moment podjęcia działań,
b) sztab kryzysowy: struktura, role, rytm pracy i zapis decyzji,
c) decyzje odwracalne i nieodwracalne, działanie równoległe zamiast szeregowego,
d) komunikacja wewnętrzna oraz komunikacja z klientem w sytuacji kryzysowej,
e) plan ciągłości działania (BCP) – zakres, próg uruchomienia i pierwsze działania,
f) wskaźniki efektywności łańcucha dostaw,
g) model dojrzałości odporności organizacji i wyznaczanie kolejnych kroków.