Celem szkolenia jest omówienie zagadnień problemowych związanych uporządkowaniem regulacji wewnętrznych w zakresie obiegu dokumentów polityki rachunkowości w związku z nowymi typami faktur, przygotowaniem działu finansowo-księgowego do cyfryzacji. Szkolenie pomoże zminimalizować ryzyko błędów i usprawnić procesy po wdrożeniu nowych rozwiązań. Tematyka szkolenia została dobrana tak, aby osoby odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową wydatkowanych środków publicznych, za których realizację odpowiadają w sposób pośredni lub bezpośredni, znały najnowsze przepisy w tym zakresie. Szkolenie łączy w spójną całość przepisy prawa wynikające z rozporządzeń i interpretacji z dobrymi praktykami. Jego formuła została skonstruowana tak, aby umożliwić zaprezentowanie obszarów, w których najczęściej występują problemy związane z licznymi interpretacjami. Szkolenie adresowane jest do wszystkich pracowników księgowości jednostek sektora finansów publicznych, a w szczególności do skarbników, głównych księgowych oraz samodzielnych księgowych.

Szkolenie skierowane jest do:
• głównych księgowych i księgowych,
• osób odpowiedzialnych za dekretację dowodów księgowych,
• osób odpowiedzialnych za przechowywanie i archiwizowanie dowodów księgowych.

Ekspert specjalizujący się w tematyce finansów publicznych.

1. Założenia KSeF:
a) nowy typ dokumentu – faktura ustrukturyzowana,
b) przechowywanie faktur KSeF i poza KSeF,
c) odbieranie faktury ustrukturyzowanych i ich wizualizacja.

2. Scenariusze wystawiania faktur w KSeF:
a) moment wystawienia faktury KSeF,
b) dokumenty niewystawiane w KSeF (załączniki, specyfikacje),
c) otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF,
d) moment otrzymania faktury w systemie KSeF.

3. Moment wystawienia i otrzymania faktury:
a) moment naliczania odsetek w transakcjach handlowych,
b) moment naliczania odsetek wynikających z KC,
c) otrzymanie faktury w formie PDF, Linku i KSeF,
d) znaczenie materialnoprawne przydzielenia numeru KSeF fakturze.

4. Nowe rodzaje dokumentów w jednostce

5. Grupa 1: System KSeF (Standard docelowy):
a) faktura ustrukturyzowana (XML),
b) wizualizacja faktury ustrukturyzowanej (PDF/Papier).

6. Grupa 2: Awarie i tryby offline (Sytuacje kryzysowe):
a) faktura wystawiona w trybie awarii (offline),
b) faktura wystawiona w trybie niedostępności,
c) wizualizacja faktury z trybu awaryjnego.

7. Grupa 3. Wyłączenia z KSeF (Faktury „po staremu” lub specyficzne):
a) faktura konsumencka (B2C),
b) faktura od podatnika zagranicznego,
c) faktura w procedurze OSS/IOSS – specyficzne rozliczenia wewnątrzunijne,
d) faktura VAT RR.

8. Grupa 4: Bilety i opłaty (Dokumenty uznawane za faktury):
a) bilet jednorazowy na odległość nie mniejszą niż 50 km (kolej, autobus) – traktowany jak faktura, jeśli zawiera NIP,
b) bilet lotniczy – specyficzne regulacje międzynarodowe,
c) dowód zapłaty za przejazd autostradą płatną – paragon/kwit z bramki autostradowej.

9. Grupa 5: Okresy przejściowe i inne formy:
a) faktura papierowa (tradycyjna),
b) faktura elektroniczna „zwykła” (PDF),
c) faktura uproszczona (Paragon z NIP),
d) nota korygująca,
e) duplikat faktury,
f) faktura Pro-forma.

10. Aktualizacja Instrukcji Obiegu Dokumentów:
a) zapisy dla ścieżki dla faktury cyfrowej,
b) zapisy dla ścieżki dla faktury papierowej,
c) model hybrydowy obiegu faktur.

11. Przechowywanie faktur KSeF a regulacje wewnętrzne.

12. Organizacja pracy bez papieru (lub z mniejszą jego ilością):
a) jak zastąpić tradycyjną teczkę,
b) akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym,
c) dekretacja dokumentu zdematerializowanego,
d) stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu zdematerializowanego,
e) umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami zdematerializowanymi,
f) kontrola formalno-rachunkowa,
g) odmowa podpisania dokumentu.

13. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:
a) obowiązek przechowywania dokumentów księgowych,
b) przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej,
c) zmiana polityki rachunkowości w zakresie systemu KSeF.

14. Podstawy prawne zdematerializowanego obiegu dokumentów w dziale księgowym.

15. Rozpoczęcie i zakończenie obiegu dokumentów księgowych w formie elektronicznej.

16. Opis merytoryczny dokumentu:
a) osoby odpowiedzialne za opisanie dokumentów księgowych,
b) odpowiedzialność za merytoryczny opis dokumentu,
c) odmowa podpisania dokumentu pod względem merytorycznym.

17. Zasady sporządzania, sprawdzania i akceptowania do realizacji dowodów księgowych w formie zdematerializowanej.

18. Etap klasyfikacji budżetowej wydatku:
a) znaczenie umowy, faktury i zamówienia w klasyfikacji budżetowej,
b) osoby odpowiedzialne za dobór klasyfikacji budżetowej,
c) rola pracowników merytorycznych w zaklasyfikowaniu wydatku w zakresie klasyfikacji budżetowej.

19. Windykacja należności cywilnoprawnych a KSeF:
a) podmiot upoważniony strukturze schemy FA (3),
b) termin powstawania należności przy fakturze ustrukturyzowanej,
c) regulacje wewnętrzne w zakresie płatności w różnych scenariuszach wystawienia faktur ustrukturyzowanych.

20. Regulamin rejestracji i obiegu dokumentów księgowych zdematerializowanych:
a) wewnętrzny obieg dokumentów księgowych,
b) obieg dokumentów między komórkami,
c) pisma o charakterze informacyjnym mające wpływ na przebieg spraw,
d) pisma wewnętrzne robocze.

21. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:
a) obowiązek przechowywania dokumentów księgowych,
b) przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej,
c) zmiana polityki rachunkowości w perspektywie systemu KSeF.

22. Katalog dokumentów stanowiących wyjątki od konieczności dematerializacji:
a) finansowanie inwestycji,
b) egzekucja należności,
c) dowody księgowe,
d) uzgodnienia sald,
e) rozliczanie dochodów wydatków i subwencji.

23. Inwentaryzacja w obiegu zdematerializowanym dokumentów:
a) inwentaryzacja drogą weryfikacji,
b) potwierdzenie salda w formie elektronicznej,
c) problem faktur dokumentujących wartość początkową środka trwałego.

24. Najważniejsze propozycje zmian dotycząc e-dokumentów i digitalizacji w kontekście Ustawy o rachunkowości.

25. Zagadnienia problemowe:
a) umowa papierowa, faktura ustrukturyzowana – przechowywanie,
b) ten sam dokument np. umowa dwa miejsca przechowywania,
c) archiwizacja tego samego dokumentu w różnej formie,
d) dokumenty księgowe masowe i ich archiwizacja w formie zdematerializowanej.