Marcin Borkowski – prawnik, ekspert z dziedziny podatku VAT, Senior Associate w ADN Podatki Sp. z o.o. Spółka Doradztwa Podatkowego. Specjalizuje się we wsparciu przedsiębiorców w zakresie JPK, postępowań interpretacyjnych oraz w sprawie uzyskania Wiążącej Interpretacji Stawkowej (WIS), posiada unikalne doświadczenie w obsłudze branży wyrobów farmaceutycznych oraz chemicznych. Doświadczenie Marcina opiera się na wieloletniej pracy na stanowiskach kierowniczych w administracji skarbowej oraz przeniesieniu wiedzy i doświadczenia tam zdobytych do kancelarii doradztwa podatkowego. Oprócz doradztwa, Marcin posiada ogromne doświadczenie jako prowadzący szkolenia, realizował dziesiątki zajęć dla departamentów finansowo-księgowych oraz kadry zarządzającej, z zakresu podatków, ze szczególnym uwzględnieniem tematyki VAT. Był także trenerem podatkowym w utworzonym przy Ministerstwie Finansów Centrum Edukacji Zawodowej Resortu Finansów, jak również przeszkolił kilkuset pracowników organów podatkowych, m.in. Krajowej Informacji Skarbowej oraz Ministerstwa Finansów.

Krajowy System e Faktur to duże wyzwanie dla każdego przedsiębiorcy, ale jeszcze większe dla biur rachunkowych. Proces fakturowania z poziomu biura rachunkowego poza interfejsem z platformą Ministerstwa Finansów (KSeF) musi również określać procedowanie faktury z klientem (przedsiębiorcą) korzystającym z usług biura. Ta wielopłaszczyznowość obsługi faktury w biurach rachunkowych wymaga wypracowania różnych modeli współpracy z klientem tak aby bezpiecznie i zgodnie z przepisami prawa obsłużyć fakturę. Wychodząc naprzeciw potrzebom biur rachunkowych proponujemy szkolenie pod tytułem KSeF dla biur rachunkowych. Na szkoleniu przedstawimy perspektywę biura rachunkowego w kontekście KSeF i współpracy z klientem. Omówimy możliwe modele współpracy z klientem biura i konsekwencjami, które one wywołają w zakresie fakturowania. Ponadto przedstawimy najistotniejsze zagadnienia, które musi znać każdy przedsiębiorca wdrażający KSeF.

1. Akty prawne uchwalone i procedowane w zakresie obowiązkowego KSeF 2.0 (ustawa z 5 sierpnia 2025 r. oraz pakiet aktów wykonawczych).

2. Status biura rachunkowego i status klienta a terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF 2.0:
• 1 luty 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

3. Modele współpracy biura rachunkowego z klientem a KSeF:
a) model pełnej obsługi klienta w zakresie KSeF,
b) modele z udziałem klienta w zakresie obsługi KSeF,
c) model samoobsługi klienta poprzez narzędzia dostarczone przez biuro rachunkowe,
d) odpowiedzialność i konsekwencje podatkowe, cywilne i karne w poszczególnych modelach,
e) weryfikacja faktury w poszczególnych modelach pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowy,
f) firmanctwo i puste faktury.

4. Uprawnienia biura rachunkowego w KSeF – czyli jak stworzyć siatkę uprawnień do pracy w KSeF?
a) uprawnienia pierwotne,
b) uprawnienia wtórne,
c) podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie,
d) osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawca),
e) biuro rachunkowe- uprawnione przez podatnika (sprzedawcę) – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich,
f) osoba fizyczna (2) – uprawniona przez podmiot – pośrednio uprawniona dla podatnika,
g) narzędzia autoryzacyjne (ePUAP, kwalifikowana pieczęć elektroniczna przedsiębiorstwa, kwalifikowany podpis elektroniczny, tokeny, bankowość elektroniczna),
h) powołanie i odwołanie Master KSeF w ZAW-FA (treść zawiadomienia ZAW-FA, sposób wysłania i autoryzacji ZAW-FA),
i) tworzenie jednostek zależnych w KSeF i administratorów tych jednostek.

5. Dobrowolny KSeF 1.0 – czy warto skorzystać i co doradzić klientowi biura rachunkowego?
a) czym różni się KSeF 1.0 od KSeF 2.0?,
b) jak wystawiać i odbierać faktury w KSeF 1.0 czyli przed 1 lutym 2026 r.,
c) okresy przejściowe (m.in. jak wystawiać i odbierać faktury w sytuacji gdy jeden z kontrahentów nie ma obowiązku wdrożenia KSeF),
d) zapewnienie w okresie przejściowym podatnikom „wykluczonym cyfrowo”, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, możliwości wystawiania faktur w formie dotychczasowej,
e) jaką schemę zastosować FA(2) czy FA(3) w okresach przejściowych?

6. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF 2.0 w tym samym terminie dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT oraz dostosowanie terminów w zakresie odroczenia niektórych innych rozwiązań, jak:
a) dodatkowe odroczenie do końca 2026 r. wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także za te faktury, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
b) dodatkowe odroczenie do końca 2026 r. w odniesieniu do możliwości wystawiania faktur przez kasy rejestrujące,
c) dodatkowe odroczenie do końca 2026 r. w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

7. Uregulowanie szczególne dla faktur konsumenckich przez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF oraz uregulowania w zakresie tzw. „samoidentyfikacji” nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę e-faktury.

8. Co z fakturami w zakresie zakupów niezwiązanych z działalnością gospodarczą klienta obsługiwanego przez biuro rachunkowe?
6. Jakie dokumenty będą generowane w KSeF i ich obsługa w biurach rachunkowych?
a) faktury VAT a KSeF:
• standardowa faktura,
• faktura uproszczona,
• faktura z węższym zakresem danych (np. bilety spełniające funkcję faktury),
• faktury z kas fiskalnych,
• faktura do paragonu,
• faktura zaliczkowa,
• refaktura,
• faktura VAT RR,
• faktury wystawiane przez podatników zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb podatku VAT,
• faktury dla kontrahentów zagranicznych – czy trzeba będzie wystawiać w KSeF?
• faktury od kontrahentów zagranicznych,
• faktury wystawiane dla konsumentów,
• samofakturowanie.
b) dokumenty wewnętrzne (WEW w JPK-VAT) ,
c) noty księgowe (obciążeniowe),
d) czy w KSeF można wystawiać dokumenty inne niż faktury?
e) załączniki do faktur w KSeF,
f) duplikatu faktury (likwidacja duplikatów oraz przypadki, w których zostaną duplikaty).

9. Certyfikat wystawcy faktury:
a) co to jest Certyfikat wystawcy faktury i do czego służy?
b) Certyfikat wystawcy faktury na fakturze przesłanej do biura rachunkowego,
c) wygenerowanie i pobór Certyfikatu wystawcy faktury od listopada 2025 r.,
d) w jakiej formie będzie funkcjonował Certyfikat wystawcy faktury?

8. Kody QR i ich znaczenie:
a) rodzaje kodów QR dla potrzeb KSeF,
b) kiedy należy opatrzyć fakturę kodami QR?
c) kody QR na fakturach przesłanych do biura rachunkowego.

9. Treść i forma faktury w KSeF, czyli jak wygląda faktura ustrukturyzowana FA (2) i FA (3) oraz załącznik do faktury FA_RR (1):
a) zakres danych na fakturze – co doradzić klientowi biura rachunkowego?
b) założenia do wzoru schemy xml w zakresie faktury FA (2) i FA (3) i jej poszczególnych pól (pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne),
c) założenia do wzoru węzła załącznik do faktury FA_RR (1) i jego poszczególnych pól (pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne),
d) część techniczna faktury ustrukturyzowanej,
e) numer KSeF i jego budowa, znaczenie w KSeF 1.0 i KSeF 2.0,
f) konwertowanie formatu faktury ustrukturyzowanej (xml, pdf, html),
g) w jakie formie przesyłać faktury do biura rachunkowego?
h) weryfikacja faktury w KSeF?
i) weryfikacja faktury przez biuro rachunkowe,
j) prowadzenie załącznika FA_RR (1) do e-faktury w standardowych typach transakcji, które obejmują rozszerzony zakres jednostek miary i ceny dostarczanych towarów lub usług.

11. KSeF a faktury w transakcjach z jednostkami samorządu terytorialnego (JST) i sektor publiczny:
a) dodatkowe pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne w części Podmiot 1, 2 i 3,
b) kod ID WEW – jak wykorzystać w JST?
c) jednostka zależna i administrator jednostki zależnej – co to za funkcja i kiedy zastosować?

12. KSeF a faktury wystawiane w Grupach VAT:
a) dodatkowe pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne w części Podmiot 1, 2 i 3,
b) kod ID WEW – jak wykorzystać w Grupach VAT?

13. Tryby wystawiania faktur (tryb online oraz awarie klienta, awarie biura rachunkowego, awarie po stronie fiskusa i niedostępność KSeF):
a) tryb online,
b) tryb offline24,
c) tryb offline (niedostępność systemu KSeF),
d) tryb awaryjny,
f) awaria całkowita,
d) data wystawienia i otrzymania faktury w poszczególnych trybach,
e) termin przesłania faktury do KSeF,
f) sposób wystawienia i udostępnienia faktury w poszczególnych trybach,
g) termin przesłania faktury do biura rachunkowego w trybie online i offline,
h) do których trybów zastosować kody QR?

14. Wystawianie faktur w KSeF a obowiązek podatkowy:
a) proces wystawiania faktur w KSeF,
b) przygotowanie danych faktury,
c) data wystawienia faktury w KSeF,
d) termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT – czy KSeF coś zmienia?
e) przesłanie faktury do KSeF,
f) przesłanie faktury do biura rachunkowego a data wystawiania faktury,
g) autoryzacja wysyłki do KSeF (ePUAP, kwalifikowana pieczęć elektroniczna przedsiębiorstwa, kwalifikowany podpis elektroniczny, likwidacja tokenów),
h) weryfikacja prawidłowości faktury przez KSeF (walidacja),
i) informacja zwrotna (UPO lub odrzucenie faktury),
j) powiązanie obowiązku podatkowego z datami na fakturze,
k) kursy walut stosowane w fakturach i zmiany wynikające z pakietu KSEF oraz dla trybu offlnie.

15. Odliczanie VAT – zmiany wynikające z pakietu KSeF:
a) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF (data otrzymania faktury w KSeF),
b) otrzymanie faktury przez biuro rachunkowe a data otrzymania faktury w KSeF,
c) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w formie papierowej lub elektronicznej lub trybie offline,
d) sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,
e) kod QR na fakturze ustrukturyzowanej a odliczenie VAT,
f) dostęp do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych w KSeF,
g) jak liczyć termin płatności dla faktury otrzymanych w KSeF?

16. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące w KSeF:
a) anulowanie faktury a KSeF,
b) faktury korygujące w KSeF,
c) korygowanie faktur ustrukturyzowanych w okresie dobrowolnym i obowiązkowym KSeF,
d) korygowanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF,
e) korygowanie faktur wystawionych poza KSeF,
f) korekty faktur poza KSeF – w jakich sytuacjach to będzie możliwe?
g) czy można do faktury ustrukturyzowanej wystawić fakturę korygującą w tradycyjnej formie?
h) KSeF a korekty in minus oraz in plus podatku należnego – jaki moment korekty podatku?
i) KSeF a korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego – jaki moment korekty podatku?
j) nota korygująca a KSeF – likwidacja przepisów o notach korygujących.

17. KSeF a dokumentowanie w JPK_VAT:
a) numer systemowy nadany przez KSeF a pojedyncze przelewy „split payment”,
b) numer systemowy nadany przez KSeF a zbiorcze przelewy „split payment”,
c) numer systemowy nadany przez KSeF a pojedyncze lub zbiorcze przelewy „zwykłe” między podatnikami VAT czynnymi,
d) dane raportowane w JPK a KSeF,
e) spójność JPK_VAT z KSeF,
f) numer systemowy nadany fakturze w KSeF a ujęcie faktury JPK_VAT,
g) struktura numeru KSeF – dane zawarte w numerze KSeF,
h) czy na fakturze ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF) przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej należy umieścić nr systemowy nadany przez KSeF?

18. Przywileje i sankcje wynikające z KSeF:
a) weryfikacja faktury pod względem formalny w KSeF,
b) 40-dniowy zwrot podatku VAT,
c) brak obowiązku przekazania organom podatkowy faktur sprzedażowych w strukturze JPK_FA (brak wpływu na JPK_WB, JPK_MAG),
d) brak konieczności przechowywania faktur przez podatnika przez 10 lat,
e) ułatwienia w zakresie korekt in minus dla sprzedawcy i nabywcy,
f) ułatwienia w zakresie doręczania faktur,
g) odpowiedzialność i sankcje za weryfikacja faktury pod względem merytorycznym i rachunkowym (klient/biuro rachunkowe),
h) sankcje za brak wystawienia oraz za brak przesłania faktury do KSeF (klient/biuro rachunkowe).