Podczas szkolenia uczestnicy zapoznają się z najczęściej wykorzystywanymi możliwościami aplikacji Microsoft Excel w pracy działów księgowych oraz przećwiczą ich zastosowanie w praktyce. Po szkoleniu uczestnicy szybko i sprawnie przygotują analizę kosztów, przychodów, rozrachunków, uzgodnień kont, zestawień księgowo-finansowych i danych do sprawozdań bilansowych.

Uczestnicy nauczą się korzystać z funkcji Excela szczególnie przydatnych dla pracowników działów księgowości co pozwoli zautomatyzować wykonywanie zadań m.in.:
• przygotować i obrabiać dane z wykorzystaniem formuł i funkcjonalności dostępnych w Excelu,
• analizować każdy nawet bardzo duży zbiorów danych i w ciągu kilku chwil przygotować z niego wielowymiarowe analizy i zestawienia.

Kurs prowadzony jest nowoczesnymi, interaktywnymi metodami, z użyciem projektora multimedialnego, przy aktywnym zaangażowaniu uczestników. Wszystkie ćwiczenia prowadzone są na podstawie przykładów zaczerpniętych z praktyki (case studies). Zajęcia, pomimo prezentowania złożonej wiedzy merytorycznej, prowadzone są w zrozumiały sposób, zapewniający przyswojenie przekazywanej wiedzy przez każdego uczestnika szkolenia. Każdy uczestnik otrzymuje komplet materiałów szkoleniowych.

Jakie zagadnienia Excela poruszymy:

1. Funkcje z uwzględnieniem funkcji Excela 365:
• Tekstowe: LEWY, PRAWY, FRAGMENT.TEKSTU, ZŁĄCZ.TEKSTY, TEKST.PRZED, TEKST.PO, TEKST, USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY
• Logiczne: JEŻELI, ORAZ, JEŻELI.BŁĄD, LICZ.WARKUNKI
• Matematyczne: ZAOKR, ZAOKR.GÓRA, SUMA.WARUNKÓW
• Wyszukiwania: WYSZUKAJ.PIONOWO, PODAJ.POZYCJĘ, X.WYSZUKAJ – szczególny nacisk położymy na tę grupę funkcji, ponieważ są one kluczowe przy wszelkiego rodzaju uzgodnieniach i porównywaniu danych. Pokażemy, jakie problemy mogą powstać przy używaniu tych funkcji i jak sobie z nimi poradzić.

2. Tabele przestawne, które są niezbędnym narzędziem zarówno do przygotowywania raportów i zestawień jak i do uzgadniania i porównywania danych

3. Formatowanie warunkowe czyli różne sposoby wyróżniania danych, które są dla nas istotne np. przeterminowanych faktur, określonych wartości – większe, mniejsze, między, komórek z wybranym tekstem, wybranych dat.

4. Sprawdzenie poprawności danych czyli jak przygotować tabelkę np. RMK, żeby wpisywano do niej tylko poprawne dane. To taka metoda pilnowania, żeby wpisywane dane były zgodne z naszymi oczekiwaniami.

5. Ciekawostki pokażemy wiele skrótów klawiszowych, myków i trików ułatwiających codzienną pracę

A to wszystko przećwiczymy na poniższych przykładach, żeby od razu można było zobaczyć, do czego zastosować konkretny element Excela w codziennej pracy.

Moduł 1: Uzgodnimy konta, aby poznać cztery metody uzgodnienia:
• Konto przychody ze sprzedaży z wystawionymi fakturami – metoda jeden do jednego. Znajdziemy różnice w zaksięgowanych wartościach oraz dokumenty niezaksięgowane
• Konto VAT z zapisami z rejestru, gdzie każdy dokument jest pokazany w wielu pozycjach, w wielu kolumnach (każda stawka w oddzielnej kolumnie) na różnych stawkach VAT i na różne sposoby w rejestrze i na koncie. Doprowadzimy oba zestawienia do tej samej postaci. Znajdziemy różnice w wartościach, dokumenty niezaksięgowane, nie wprowadzone do rejestru, różnice w datach księgowania i wprowadzenia do rejestru.
• Konto rozliczenia zakupu, gdzie nie będzie pozornie części wspólnej, która ułatwi uzgodnienie, a my znajdziemy dokumenty, które się nie rozliczyły (brak PZ lub faktury)
• Porównamy salda konta 201 z obrotówki z saldami klientów wykazanymi w rozrachunkach – jedno saldo konta porównamy z wieloma fakturami z rozrachunków.
• Wyspecyfikujemy saldo konta należności dla wybranego Klienta.

Moduł 2. Przygotowanie załączników do rozksięgowania kosztów – przykłady:
• Na podstawie dokumentów inwentaryzacyjnych rozliczymy inwentaryzację
• Przygotujemy do księgowania fakturę za paliwo i wydatki ze stacji benzynowej na podstawie zbiorczego zestawienia transakcji otrzymanego od sprzedawcy.
• Przygotujemy do księgowania biling telefoniczny.
• Przygotujemy dokumenty do wydruku.

Moduł 3. Należności – analiza
• Obliczymy opóźnienie płatności na dowolny dzień
• Podzielimy płatności na terminowe i przeterminowane
• Podzielimy płatności na szczegółowe, dowolne przedziały przeterminowań
• Naliczymy odpisy aktualizujące wartość należności
• Zrobimy zestawienia płatności w podziale na przedziały przeterminowań
• Przygotujemy analizę zadłużenia poszczególnych Klientów, ich udział w całkowitym saldzie, kosztów odpisów aktualizujących, odsetek.
• Zestawimy należności w przedziałach przeterminowań, wyliczymy wskaźniki struktury, ilości faktur ich daty

Moduł 4. Należności a Wyciągi bankowe
• Na podstawie zestawienia należności i wyciągów bankowych przypiszemy, jakie płatności zostały rozliczone danym przelewem, w jakim wyciągu, jakiego dnia.
• Sprawdzimy, które faktury zostały rozliczone danym przelewem.
• Czy wszystkie faktury są rozliczone?
• Czy wszystkie przelewy z danego wyciągu zostały przypisane do faktur?
• Czy kwota wpłat z wyciągu bankowego różni się od wartości faktur?

Moduł 5. Analiza kosztów, przychodów i wyniku finansowego na podstawie zapisów z konta
• Numer konta podzielimy na trzy kolumny, żeby zrobić dowolne analizy.
• Do numeru konta dołożymy nazwę konta, żeby analizy były czytelniejsze dla nie księgowych.
• Z daty księgowania wyodrębnimy miesiąc I kwartał, żeby analizy można było zrobić dla dowolnego okresu i porównywać dane np. miesiąc do miesiąca.
• Podzielmy dane na koszty i przychody, żeby można było zrobić bardziej ogólne analizy.
• Zrobimy zestawienie kosztów i przychodów w poszczególnych miesiącach i wyliczymy wynik finansowy.
• Zrobimy szczegółowe zestawienie kosztów w podziale na kategorie i miesiące.
Przeanalizujemy koszty i przychody w poszczególnych kwartałach uwzględniając kategorie ogólne oraz podzielimy dane tak, żeby dane dla każdego pionu były na oddzielnym arkuszu.
• Przygotujemy analizę kosztów, policzymy i omówimy wskaźniki struktury i dynamiki kosztów.

Moduł 6. Różnice kursowe dla wielu walut na podstawie tabel NBP
• Na podstawie zestawienia faktur i płatności za te faktury oznaczymy skąd pobrać kurs waluty, w której było robione rozliczenie
• Pobierzemy kursy waluty na dzień wystawienia faktury i na dzień dokonania zapłaty.
• Przeliczymy różnice kursowe.
• Omówimy błędy, które się pojawią i wyjaśnimy, na co uważać w przyszłości.
• Podzielimy różnice kursowe na koszty i przychody.
• Zestawimy różnice kursowe w podziale na klientów lub waluty.

Moduł 7. Rozliczenia międzyokresowe kosztów – gotowe narzędzie do ewidencji RMK
• Obliczymy datę rozpoczęcia i zakończenia RMK
• Obliczymy, ile miesięcy zostało rozliczone w poprzednim roku
• Obliczymy kolejno: miesięczną wartość rozliczenia, ile rozliczono w poprzednim okresie czyli BO danego roku, ile jest do rozliczenia w bieżącym roku, ile pozostało do rozliczenia w kolejnym roku czyli BZ oraz wartość ostatniej raty RMK, bo może być różna od pozostałych
• Uzupełnimy jedną funkcją (automatycznie) tabelę RMK zapisami dla każdego miesiąca
• Bardzo szybko z tabeli za rok ubiegły zrobimy tabelę na rok bieżący, która sama już wszystko przeliczy
• Pogrupujemy dane, które muszą być schowane
• Przygotujemy PK do księgowania RMK

Moduł 8. Obrotówka
• Na podstawie obrotówki zrobimy bardzo szybko zestawienie stanu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – przykłady tabel do informacji dodatkowej do bilansu
• Jak na podstawie obrotówki można sprawnie przygotować Bilans bez konieczności ręcznego uzupełniania danych? Ale dokładnie taką metodę można zastosować do uzupełniania dowolnego raportu, który powstaje na podstawie zapisów z kont. To może uprościć Ci wypełnianie raportów.
• Po co zestawiać obrotówki za różne okresy w tym samym arkuszu i jak to zrobić?
• Do czego wykorzystać tak zestawione obrotówki?

Moduł 9. Przydatne ciekawostki – na podstawie przykładowego druku bilansu
• Ustawimy obliczenia w bilansie tak, aby nie pojawiały się błędy typu #DZIEL/0!
• Sformatujemy dane tak, żeby były jak najbardziej czytelne i przejrzyste dla odbiorcy. Użyjemy do tego formatowania niestandardowego.
• Bardzo szybko znajdziemy i pokolorujemy komórki zawierające formuły, żeby były bardziej widoczne (żeby ich nie skasować przez pomyłkę przy wprowadzaniu danych)
• Zabezpieczymy przed zmianami wszystkie komórki, które nie zawierają liczb wpisanych z ręki
• Nauczymy się, jak błyskawicznie wyczyścić formularz w wpisanych wcześniej danych.
• Jak dwa razy otworzyć ten sam plik, żeby można było oglądać dwa różne arkusze jednocześnie na dwóch ekranach?